E-dönüşüme adım atan işletmelerin en sık sorduğu soruların başında e-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki farklar gelir. İki belge de elektronik ortamda düzenlenir ancak muhatapları, iletim biçimleri ve kullanım senaryoları birbirinden farklıdır. Bu yazıda iki belge türünü karşılaştırıyor ve hangi durumda hangisinin düzenleneceğini açıklıyoruz.
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, GİB’in belirlediği standartlarda oluşturulan ve yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında GİB altyapısı üzerinden iletilen elektronik faturadır. Gönderici ve alıcının her ikisi de e-fatura mükellefi olmak zorundadır. Belge, kağıda basılmadan tamamen elektronik ortamda dolaşır ve yasal geçerliliği kağıt faturayla aynıdır.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan alıcılara — yani nihai tüketicilere ve e-fatura sistemine kayıtlı olmayan firmalara — düzenlenen elektronik faturadır. Alıcıya e-posta veya SMS ile iletilebilir, talep edilirse kağıt çıktısı da verilebilir. Böylece işletme, alıcısı kim olursa olsun tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturmuş olur.
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar
- Alıcı: e-Fatura yalnızca e-fatura mükellefine kesilir; e-arşiv fatura herkese kesilebilir.
- İletim: e-Fatura GİB altyapısı üzerinden iletilir; e-arşiv fatura e-posta, SMS veya kağıt çıktı ile alıcıya ulaştırılabilir.
- Senaryo: Firmadan firmaya (B2B) işlemlerde genellikle e-fatura, tüketiciye satışta (B2C) e-arşiv fatura kullanılır.
- Kontrol: Fatura kesmeden önce alıcının VKN/TCKN’si ile e-fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanır; kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir.
Kimler İçin Zorunlu?
e-Fatura ve e-arşiv fatura zorunluluğu, GİB’in Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile belirlenen ve her yıl güncellenen ciro hadlerine göre kademeli olarak genişlemektedir. Belirli sektörler (e-ticaret, gayrimenkul, motorlu taşıt ticareti gibi) için ciroya bakılmaksızın zorunluluk bulunur. Ayrıca e-arşiv fatura kapsamında, belirli tutarı aşan faturaların mükellef olmayanlara dahi GİB portalı üzerinden elektronik düzenlenmesi gerekir. Güncel hadler için GİB duyurularını takip etmenizi ve mali müşavirinize danışmanızı öneririz.
Hangisini Kullanmalısınız?
Bu bir tercih değil, alıcıya göre belirlenen bir zorunluluktur: e-fatura mükellefi olan işletme, her iki belge türünü de kullanır. Müşteriniz e-fatura sistemindeyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlersiniz. Entegratör yazılımları bu sorgulamayı otomatik yaparak doğru belge türünü seçer.
Sonuç
e-Fatura ve e-arşiv fatura birbirinin alternatifi değil, birbirini tamamlayan iki belgedir. Serbest meslek erbabıysanız fatura yerine e-serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenlediğinizi unutmayın. Multi Portal’ın e-fatura ve e-arşiv kontör paketleriyle belgelerinizi kesintisiz düzenleyebilir, sorularınız için destek ekibimize ulaşabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
e-Fatura ile e-arşiv fatura arasındaki temel fark nedir?
e-Fatura yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında GİB altyapısı üzerinden iletilir; e-arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan herkese kesilebilir ve e-posta ile iletilebilir.
Nihai tüketiciye hangi belge kesilir?
Nihai tüketiciler e-fatura mükellefi olmadığı için onlara e-arşiv fatura düzenlenir. Talep edilirse kağıt çıktısı da verilebilir.
Alıcının e-fatura mükellefi olduğunu nasıl anlarım?
Fatura kesmeden önce alıcının VKN/TCKN’si ile GİB kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulama yapılır. Entegratör yazılımları bu kontrolü otomatik yapar.
Bir işletme hem e-fatura hem e-arşiv fatura kullanabilir mi?
Evet. e-Fatura mükellefi olan işletme, alıcısı sisteme kayıtlıysa e-fatura, kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenler; iki belge birbirini tamamlar.
Kontör mü lazım? 250’den 25.000 adede kadar e-fatura kontör paketleri ve fiyatlarını inceleyin — iyzico ile güvenli online ödeme, hafta içi 09:00-18:00 telefon ve WhatsApp desteği.