e-Arşiv Fatura
e-Arşiv fatura, alıcısı GİB'in e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan müşteriler — nihai tüketiciler ve e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler — için düzenlenen elektronik faturadır. Kâğıt faturanın yerine geçer, mali mühürle imzalanır, elektronik ortamda saklanır ve GİB'e raporlanır.
Alıcı tarafındaki işleyiş e-Faturadan ayrılır: belge alıcının GİB kutusuna düşmez, ona e-posta ile gönderilen bir bildirim bağlantısıyla ulaşır. Bu ayrım teslim tartışmalarının asıl kaynağıdır; aşağıda ayrı bir bölümde açıklıyoruz.
Doğru belgeyi seçin
e-Arşiv mı, e-Fatura mı? Tutara, sektöre ya da müşterinin büyüklüğüne değil tek bir şeye bakın: alıcınızın vergi kimlik numarası GİB'in e-Fatura kullanıcı listesinde var mı? Bu kontrolü faturayı kesmeden önce yapmak, e-dönüşümde en sık yapılan hatayı ortadan kaldırır.
Alıcı kayıtlı değilse
Perakende satışlarınız, bireysel müşterileriniz ve e-Fatura mükellefi olmayan kurumsal alıcılarınız için düzenlediğiniz belge e-Arşiv faturadır. Belge portalda oluşturulur, mali mührünüzle imzalanır, GİB'e raporlanır ve alıcıya bildirim e-postasıyla iletilir. Bir GİB kutusu olmadığı için alıcının kabul veya ret yanıtı verme imkânı da yoktur.
Alıcı kayıtlıysa
Alıcınızın vergi kimlik numarası GİB'in e-Fatura kullanıcı listesinde görünüyorsa, ona e-Arşiv fatura düzenleyemezsiniz. Belge e-Fatura olarak düzenlenir, zarflanıp GİB üzerinden alıcının kutusuna iletilir ve Ticari senaryoda alıcı kabul ya da gerekçeli ret yanıtı verebilir.
e-Arşiv'de en çok atlanan nokta
e-Arşiv faturada birbirine karıştırılan iki ayrı olay var. Birincisi belgenin GİB'e raporlanması: bu, mevzuat yükümlülüğünüzün yerine getirildiğini gösterir. İkincisi belgenin alıcıya teslimi. e-Arşiv faturası alıcının GİB kutusuna düşmediği için teslim yalnızca bildirim e-postasıyla gerçekleşir; teslimin kanıtı da o bildirim bağlantısının açılmasıdır. GİB tarafında belgenin işlendiğini görmek, müşterinizin faturayı eline aldığını göstermez. Bu ayrımı net bilmek, bir anlaşmazlıkta elinizi belirler.
MultiPortal, alıcıya "Adınıza bir fatura düzenlendi" konulu bildirim e-postasını gönderir; aynı belgeyi portaldan ürettiğiniz paylaşım bağlantısıyla da iletebilirsiniz.
4 adımda akış
Dört adımın üçü e-Faturayla aynı; ayrışan adım dördüncüsü, yani teslim. e-Arşiv tarafında işin bittiği yer GİB değil, alıcının gelen kutusudur.
Portalda neler var
Aşağıdakilerin tamamı bugün portalda çalışıyor; "yakında" olan bir madde listeye koymuyoruz.
Perakende ve e-ticaret hacminizi birlikte hesaplayıp size uygun kontör paketini çıkaralım. Başka bir entegratörden geliyorsanız etiket taşıma ve geçmiş e-Arşiv faturalarınızın aktarımını biz yürütürüz.
Kimler için
Müşterilerinizin büyük kısmı e-Fatura mükellefi değilse asıl belge türünüz e-Arşiv olur. Başvuru, etiket ayarı ve ilk kurulumu ekibimiz yapar; paket yıllıktır, bakiyenizi Kontör İşlemleri ekranından izlersiniz.
Siparişlerin neredeyse tamamı nihai tüketiciye gittiği için e-Arşiv hacminiz yüksek olur. Belgeleri Toplu Belge Oluştur ekranından ya da REST API v1 ile kendi sisteminizden üretin. Bildirimin doğru e-posta adresine gitmesi, iade ve itiraz süreçlerinde en çok işinize yarayan ayrıntıdır.
Firmalar arasında hızlı geçiş, firma bazında yetkilendirme ve müşavir personeli için ayrı kullanıcı tanımları portalda hazır. Her firmanın e-Arşiv trafiğini, arşivini ve kontör durumunu ayrı ayrı görürsünüz.
e-Arşiv faturası e-posta ile iletilir, bağlantısı takip edilir. Kimin açtığını görürsünüz.
Sıkça Sorulan Sorular
Mevzuat tarafında rakam vermediğimiz yerlerde bunun sebebi, haddin veya sürenin tebliğ değişiklikleriyle güncellenmesidir. Böyle durumlarda sizi doğru kaynağa yönlendiriyoruz.
Cevabınızı bulamadınız mı?