e-Defter Saklama
e-Defterinizi mali müşavirinizin ya da muhasebe biriminizin kullandığı program üretir, imzalar ve GİB'e göndererek beratını alır. MultiPortal bu işi yapmaz; ürettiğiniz dosyaları değiştirilmeden saklar. Yevmiye, büyük defter ve berat dosyalarınız yıl ve ay bazında, firmanıza ayrılmış alanda, yurt içinde durur.
Saklamanın anlamı silinememesidir: portala yüklenen dosya müşteri tarafından silinemez, orijinal baytlarıyla tutulur ve aynı dosyanın yeni hâli geldiğinde eskisinin üzerine yazılmaz, yeni sürüm olarak eklenir. İhtiyaç duyduğunuzda defterin içini portalda açıp okuyabilir, berat görüntüsünü PDF olarak indirebilirsiniz.
Bu hizmet ne zaman kullanılır
e-Defter tarafında iki ayrı iş var ve çok karıştırılıyor: defteri üretip GİB'e göndermek ile o defteri saklamak. Birincisi müşavirinizin programının işi, ikincisi bizim. Hangi işin kimde olduğunu bilmek, "defterim nerede?" sorusunun denetim gününde sorulmasını önler.
Bizim yaptığımız
Müşavirinizin programı yevmiye ve büyük defteri üretip beratını aldıktan sonra elinizde bir dosya seti kalır. Bu set portala yüklenir ve orada orijinal baytlarıyla saklanır: sıkıştırılmaz, biçimi düzeltilmez, içine hiçbir şey yazılmaz. Her dosyanın özeti hesaplanıp kaydedildiği için sakladığımız dosyanın yüklediğinizle birebir aynı olduğu her zaman gösterilebilir.
Bizim yapmadığımız
e-Defteri MultiPortal oluşturmaz. Yevmiye ve büyük defteri muhasebe kayıtlarınızdan üreten, imzalayan ve GİB'e göndererek beratını alan taraf, müşavirinizin ya da muhasebe biriminizin kullandığı programdır. Bizim ekranımız o sürecin devamıdır, yerine geçmez. Bu ayrımı net yazıyoruz çünkü piyasada "e-Defter" başlığı altında ikisi de aynı şeymiş gibi anlatılıyor.
e-Defterde en çok atlanan nokta
Berat dendiğinde çoğu kişinin aklına müşavirin gönderdiği PDF geliyor. Oysa yasal belge imzalı XML dosyasıdır; PDF onun insan gözüyle okunabilen görüntüsüdür. Elinizde yalnız PDF varsa, imzalı aslı saklamıyorsunuz demektir — ve bir denetimde istenen asıldır. Bu yüzden MultiPortal'ın yükleme ekranı PDF kabul etmez, yalnız XML ve ZIP alır.
Kabul edilen XML'ler, GİB'in adlandırma düzenine uyan yevmiye ve büyük defter dosyaları, bunların beratları ve GİB onaylı beratlardır. Yanlış adlandırılmış bir dosya yüklenirse neden kabul edilmediği ekranda tek tek yazılır.
4 adımda akış
İlk adım bizim dışımızda gerçekleşir; bizim işimiz ikinci adımda başlar. Dördüncü adım, yani dosyayı açıp okuyabilmek, saklamayı bir yedek diskten ayıran yerdir.
Portalda neler var
Aşağıdakilerin tamamı bugün portalda çalışıyor; "yakında" olan bir madde listeye koymuyoruz.
Geçmiş dönem defterleriniz müşavirinizin bilgisayarında ya da bir dış diskte duruyorsa, bir araya toplayalım. Hangi dosyaların elinizde olduğunu birlikte çıkarıp eksikleri belirleyelim; yükleme için kontör harcanmaz.
Kimler için
Defteri siz üretiyorsunuz ama dosyaların bir yıl sonra nerede olduğu soruldumu iş size dönüyor. Her mükellefin defterini kendi firma hesabına yükleyin; tek girişle firmalar arasında geçin, dönem özetinden eksik ayı görün, dosyalar müşterinin elinde silinemez.
Defteri kendi programınızla üretiyorsanız arşiv tamamen sizin sorumluluğunuzda. Dosyaların değiştirilmediği gösterilebilir, kullanıcı silemez, eski sürümler kaybolmaz. Personel değişse bile arşiv firmanın hesabında kalır.
İstenen genellikle imzalı asıldır, PDF değil. Dosyalar olduğu gibi saklandığı için asılları verebilirsiniz; üstelik defteri indirip açmadan portalda okuyarak hangi maddenin nerede olduğunu görür, berat PDF'ini de buradan üretirsiniz.
Müşavirinizin ürettiği dosyalar portalda saklanır; müşteri silemez, eskisinin üzerine yazılmaz.
Sıkça Sorulan Sorular
Mevzuat tarafında süre ve had vermediğimiz yerlerde bunun sebebi, bu değerlerin tebliğ değişiklikleriyle güncellenmesidir. Böyle durumlarda sizi doğru kaynağa yönlendiriyoruz.
Cevabınızı bulamadınız mı?