Yeni Mükellefin Eski e-Defter Arşivi Nasıl Teslim Alınır?

Yayın ve araştırma: 24 Ekim 2026

Yeni mükellef geldiğinde geçmiş yıl arşivini tek bir ZIP dosyası olarak almak devir kontrolünü tamamlamaz. Önce hangi firma ve dönemlerin teslim edileceğini netleştirin; gelen dosya listesini bu kapsamla karşılaştırın. Dosyanın teslim alınması ile kontrol edilip doğru arşive yerleştirilmesini ayrı kaydedin.

Devir başlamadan kapsamı yazın

Mükellefin hesap dönemi, e-defter uygulamasına dahil olduğu dönemler ve dosyaların hangi kaynakta bulunduğu yetkili kişiyle belirlenmelidir. Her firmada aynı aylara veya aynı dosya sayısına ihtiyaç olduğunu varsaymayın. Önceki büro, işletmenin muhasebe birimi ve yazılım sağlayıcısından hangisinin hangi seti teslim edeceği belli olsun.

İstenecek teslim listesini hazırlayın

Firma ve hesap yılı/dönem bilgisi.
Beklenen elektronik defter ve ilgili berat setleri.
Dosyaları üreten uygulama ve teslim eden yetkili.
Eksik, kontrol bekleyen veya kaynağı belirsiz dönemler.
Güvenli aktarım yolu ve teslim tarihi.

Bu listeye PIN, parola veya e-Devlet bilgisi yazmayın. Başka firmalara ait belgelerin aynı pakete eklenmemesini isteyin. Dosya sayısı kadar firma ve dönem ayrımına da dikkat edin.

Gelen paketi üç aşamada kontrol edin

Kapsam: Gelen dönemleri beklenen listeyle karşılaştırın. Boş kalan satırları açıklamasız kapatmayın.
Dosya türü: PDF görünümünü elektronik asıl yerine saymayın. ZIP içindeki dosya listesini kontrol edin; yalnız paket adına güvenmeyin.
Eşleşme: Defter ile ilgili berat setinin ilişkisini kullanılan yazılımın uygun doğrulama yöntemiyle kontrol ettirin.

Dosyalar geldiğinde orijinal seti koruyun. Eksik görünen bir dönemi önceki ayın dosyasını yeniden adlandırarak tamamlamayın. Yeniden üretim veya resmi işlem gerekip gerekmediği ilgili müşavir ve yazılım desteğiyle ayrıca değerlendirilmelidir.

Açık eksikleri devrin içinde görünür tutun

Teslim edildi, alındı ve kontrol edildi durumlarını ayırın. Her eksik için kimden beklendiğini, son iletişimi ve sonraki adımı kaydedin. Eksik dönem takip şablonu bu aşamada kullanılabilir. Arşiv devri, geçmiş dönemdeki resmi işlemlerin tamamlandığına ilişkin otomatik güvence değildir.

Saklamaya geçiş

Set netleştiğinde doğru hesap/firma seçimini ve toplam boyutu kontrol edin. Dosyaları e-Defter → Saklama alanına aldıktan sonra arşivde erişim kontrolünü yapın. Devir listesi elektronik asılların veya muhafaza yükümlülüğünün yerine geçmez.

Sık sorulanlar

Önceki bürodan yalnız PDF geldiyse ne yapmalıyım?

İlgili elektronik asıl dosya setini kaynağından isteyin; PDF'i yeniden adlandırarak eksikliği gidermeyin.

Tek ZIP teslim edilmesi yeterli mi?

ZIP yalnız taşıma biçimidir. İçerik, dönem kapsamı ve firma eşleşmesi kontrol edilmelidir.

Eksikler varken teslim kaydı tutulabilir mi?

Kısmi teslimi kapsamı ve açık eksikleriyle kaydedin. Kontrol edilmemiş setleri tamamlandı göstermeyin.

İlgili rehberler

Saklama kapsamını ve kampanya koşullarını inceleyin.

Kaynak kontrolü:24 Ekim 2026. GİB değişiklik tebliği, elektronik muhafaza ve ibraz bölümü. Güncel resmi koşulları işlem gününde ayrıca kontrol edin. Bu içerik operasyonel hazırlık rehberidir.