E-defter tesliminde iç içe ZIP ve klasörler nasıl incelenir?
Kısa yanıt: Dış pakette tek dosya görünmesi içinde tek e-defter bulunduğunu göstermez. Bir ZIP’in içinde başka bir ZIP veya birden fazla firma klasörü olabilir. Paketin katmanlarını açığa çıkarırken kaynak adları ve ilişkileri kaybetmeyin.
Kontrol sırası
- Gönderilen dış pakete bir teslim referansı verin. Firma/dönem kapsamını gönderenin listesiyle kaydedin; yalnız paketin başlığına güvenmeyin.
- Kurumun onaylı aracıyla dış paketin listesini inceleyin. İç paket, klasör ve gerçek dosyaları ayrı kalemler olarak not edin.
- Kontrol kopyasını boş ve yetkili çalışma klasörüne çıkarın. Başka bir teslimin üstüne yazmayın; aynı adlı dosyalar için otomatik üzerine yazma kararı vermeyin.
- Her katmanda beklenen firma/dönem setine ulaşılıp ulaşılmadığını izleyin. Bütün klasörleri tek düz klasöre toplamak yerine kaynak ilişkisinin görünür kalmasını sağlayın.
- Portala hangi dosya biçiminin yüklenmesi gerektiğini güncel hizmet koşulundan öğrenin. İç paketi bulmuş olmak otomatik yükleme desteği anlamına gelmez.
Microsoft’un ZIP rehberi paket açma ve dosyaları çıkarma işlemlerini açıklar. Büro kontrolündeki ek ihtiyaç ise bir dış teslim paketiyle onun içindeki belge setini ayrı izlemektir. Bu ayrımı envanterde “teslim referansı / katman veya klasör / dosya referansı” sütunlarıyla kurabilirsiniz. Bu sütunlar önerilen iş akışıdır; portalın otomatik özelliği olarak sunulmaz.
Örnek iş kaydı
Temsili teslim: “Paket T08 → yıl klasörü → iç ZIP → ilgili dönem dosyaları.” Dış paket sayısı bir, iç dosya sayısı birden fazla olabilir. Bir klasörde yalnız PDF inceleme çıktısı bulunması XML/berat setinin de var olduğu anlamına gelmez; eksik kalemi gönderen taraftan ayrı isteyin.
Bu kontrolün sınırı
Bilinmeyen paketteki çalıştırılabilir içerikleri açmayın. Paket içindeki XML’leri yeni içerikle kaydetmeyin, bütün katmanları rastgele yeniden sıkıştırmayın. Bu rehber arşiv içeriğini otomatik taramaz; belge ilişkisinin kaybolmaması için kontrol sırası önerir.
İç içe ZIP’i tek pakete dönüştürmek zorunda mıyım?
Bu rehber böyle bir zorunluluk getirmez. Önce içerik ve kaynak ilişkisini belirleyin; teslim veya yükleme biçimini ilgili hizmetin güncel yönergesine göre değerlendirin.