e-Defter Arşivinde Aynı Adlı Dosyalar: Hangisi Saklanmalı?
Aynı dosya adını iki klasörde görmeniz, birini güvenle silebileceğiniz anlamına gelmez. İki dosya farklı kaynaktan gelmiş, farklı içerik taşımış veya farklı döneme ait olabilir. Önce özgün kopyaları koruyun; karşılaştırmayı ayrı bir çalışma alanında yapın ve hangi dosyanın esas alınacağını sorumlu kişiyle belirleyin.
Dosya adından önce kaynağı sorgulayın
Dosyanın hangi muhasebe yazılımından, kimden ve ne zaman alındığını kaydedin. İndirilenler klasörünün otomatik eklediği “(1)” gibi bir ek, dosyanın yeni veya geçerli sürüm olduğunu göstermez. Son değiştirilme tarihi de yalnız başına resmi işlem sırasını veya dosyanın geçerliliğini kanıtlamaz.
Karşılaştırma listesi
- Firma ve dönem: Klasör etiketini dosyanın kaynağıyla karşılaştırın; farklı firmaları aynı paket içinde değerlendirmeyin.
- Dosya türü: Elektronik asıl ile PDF görünümünü ayırın. PDF/XML kontrol rehberi yardımcı olabilir.
- Boyut: Farklı boyut inceleme gerektirir. Aynı boyut ise dosyaların aynı olduğunu kanıtlamaz.
- İçerik ve eşleşme: Defter ile ilgili beratın ilişkisini yazılımın uygun doğrulama yöntemiyle kontrol ettirin.
- Kaynak sonucu: Tereddüt varsa dosyayı üreten ekipten hangi setin tamamlanmış işlemi temsil ettiğini açıklamasını isteyin.
Hash karşılaştırması neyi söyler?
Teknik ekip dosyaların aynı bayt içeriğine sahip olup olmadığını hash karşılaştırmasıyla inceleyebilir. Aynı hash, karşılaştırılan kopyaların eşitliğini değerlendirmeye yarar; muhasebe kayıtlarının doğruluğunu, doğru mükellefi veya resmi gönderimin tamamlandığını tek başına kanıtlamaz. Farklı hash sonucunu da dosyayı silme gerekçesi saymayın; farkın kaynağı araştırılmalıdır.
Dosya adını veya XML içeriğini değiştirmeyin
Çakışmayı çözmek için elektronik aslı yeniden adlandırmak, XML'i düzenlemek veya yeniden kaydetmek yerine kaynağı belli ayrı çalışma klasörleri kullanın. Özgün adları ve set ilişkisini koruyun. GİB'in muhafaza düzenlemesi defter ile ilgili beratların ilişkili şekilde elektronik ortamda tutulmasını ele alır.
Kotayı azaltmak için acele silmeyin
Saklama alanınız dolmaya yaklaşıyorsa önce gerçek kapasite ihtiyacını ölçün. Yalnız adları aynı diye dosya silmek eksik dönem yaratabilir. Kopya olduğu doğrulanmış dosyalar için bile kurumunuzun saklama ve onay sürecine göre karar verin. Bu rehber herhangi bir dosyanın silinmesine onay vermez.
Sık sorulanlar
Son tarihli dosyayı seçmek yeterli mi?
Hayır. Kopyalama veya indirme tarihleri değişebilir. Kaynak, dönem ve işlem sonucu birlikte değerlendirilmelidir.
ZIP adı aynıysa içindeki dosyalar da aynı mıdır?
Bu sonuç çıkarılamaz. İçerik listesi ve ilgili set kontrol edilmelidir; özgün paketleri koruyun.
Portal aynı dosyayı yüklemeyi engelliyor mu?
Bu rehber otomatik mükerrer engelleme özelliği vaat etmez. Mevcut kaydı ve ekranın verdiği sonucu kontrol etmeden tekrar yüklemeyin.
Arşivinizin firma ve dönem ayrımını tamamladıktan sonra saklama kapsamını inceleyin. Saklama alanı resmi gönderim işleminin yerine geçmez.
e-Defter saklama kampanyasını ve koşullarını inceleyin.
Kaynak kontrolü: 23 Ekim 2026. GİB, e-Defter muhafaza ve ibraz düzenlemesi. Güncel resmi koşulları işlem gününde kontrol edin.