Yevmiye, Büyük Defter ve Berat: Arşivde Hangi Dosyayı Arıyorsunuz?
Arşivde “defter” adı taşıyan bir dosyayı bulmak, aradığınız seti bulduğunuz anlamına gelmez. Önce talebin yevmiye defteri, büyük defter veya ilgili berat için mi olduğunu belirleyin. Dosya türü kadar firma ve dönem bilgisini de kaynağıyla karşılaştırın.
Üç dosya grubunun farkı
- Yevmiye defteri: Muhasebe kayıtlarını yevmiye düzeninde inceleyeceğiniz elektronik defterdir.
- Büyük defter (kebir): Kayıtları hesap bazında takip edeceğiniz defterdir; yevmiye dosyasının farklı adla saklanmış kopyası olarak değerlendirilmez.
- Berat: İlgili deftere ait elektronik dosya setinin ayrı bir parçasıdır. Defterin bütün kayıtlarının yerine geçtiğini varsaymayın.
Bu ayrım, teknik dosya adlandırmasının tam tarifini veya resmi gönderim listelerini vermez. Kullanılan yazılımın güncel kılavuzuyla dosya türünü doğrulayın; dosya adındaki birkaç harften kesin sonuç çıkarmayın.
Bir dosyayı bulmak için kontrol sırası
- İstenen firma ve hesap dönemini netleştirin.
- Talebin hangi defter türüne ve ilgili beratlara yönelik olduğunu yazın.
- Dosyaları üreten uygulamayı ve teslim eden kaynağı belirleyin.
- İlgili seti uygulamanın uygun görüntüleme veya doğrulama yöntemiyle kontrol ettirin.
PDF görünümüyle elektronik aslı ayırın
PDF, bilgiyi okumayı kolaylaştıran bir görünüm olabilir; elektronik asıl setinin yerine sayılmamalıdır. XML dosyasını düzenlemek veya bir PDF'in uzantısını değiştirmek eksik seti oluşturmaz. PDF ve imzalı XML ayrımı rehberinden kontrol adımlarını izleyin.
Resmi gönderim ile arşiv ihtiyacını karıştırmayın
GİB'e hangi dosyaların gönderileceğini işlem dönemine ait güncel resmi kılavuzdan kontrol edin. Resmi sistemde bir dosyayı görmemeniz, yerel muhafaza ve ibraz planınızda o dosyaya ihtiyaç bulunmadığını tek başına göstermez. Bu rehber güncel gönderim yükümlülükleri için bir dosya listesi değildir.
Dosya bulunduğunda kaydı kapatın
Firma, dönem, tür, kaynak konumu ve kontrol eden kişiyi arşiv çizelgesine yazın. Eksik görünen dosyayı başka dönemin kopyasıyla tamamlamayın. Hangi setin eksik olduğunu belirterek kaynağından isteyin; yeniden üretim gerekip gerekmediği ayrıca değerlendirilmelidir.
Sık sorulanlar
Berat varsa defter dosyasını ayrıca aramaya gerek var mı?
Beratı ilgili defterin yerine saymayın. Beklenen elektronik set ve muhafaza kapsamı ayrı kontrol edilmelidir.
Büyük defter ve yevmiye aynı dosya mı?
Farklı inceleme düzenlerine sahip defterlerdir; adlarını değiştirerek birbirinin yerine kullanmayın.
Dosya adını değiştirerek arşivi düzenleyebilir miyim?
Özgün adları ve set ilişkisini koruyun. Takip açıklamalarını ayrı çizelgede tutun.
İlgili rehberler
- Mükellef Bazında e-Defter Dönem Durumu Nasıl Takip Edilir?
- Mali Müşavirlik Bürosunda e-Defter Arşiv Erişimi Nasıl Planlanır?
Saklama kapsamını ve kampanya koşullarını inceleyin.
Araştırma:24 Ekim 2026. GİB değişiklik tebliği, muhafaza ve ibraz bölümü; Multi Portal hizmet kapsamı. Güncel resmi koşulları işlem gününde kontrol edin. Bu içerik büro hazırlığı içindir; resmi takvim veya işlem onayı değildir.