e-Defter saklama: dosyalar nerede, ne kadar süre, kim silebilir?

e-Defter saklamada üç sorunun cevabı net: yükümlülük mükellefte, saklanan şey GİB'e gönderilen XML dosyalarının değiştirilmemiş hali, silme yetkisi ise kullanıcıda değil. Defteri mükellef ya da hizmet sağlayıcı üretmez; mali müşavirin muhasebe programı üretir, imzalar ve GİB'e gönderir. Saklama, o dosyaların tek bayt değişmeden korunması ve istendiğinde ibraz edilebilir durumda tutulmasıdır.

Aşağıda şu soruları tek tek yanıtlıyoruz: hangi dosyalar saklanır, neden PDF kabul edilmez, aynı dosyayı tekrar yüklersem ne olur, dosyalar nerede durur ve denetimde kim ne ibraz eder.

Saklama yükümlülüğü kimde?

Mükellefte. Süreçte üç taraf olduğu için karışıyor: defteri üreten muhasebe programı, onu onaylayan GİB ve dosyaları saklayan taraf. 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nin 4.4.1 bölümü konuyu açıkça bitiriyor: ikincil kopyanın bir özel entegratörün ya da Başkanlığın sistemlerinde tutulması, mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarını muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Pratik sonucu şu: "müşavirim saklıyor" ya da "entegratörde duruyor" demek sizi sorumluluktan kurtarmıyor. Denetimde ilk kapı çalınan taraf sizsiniz.

Hangi dosyalar saklanır?

Bir dönem için muhasebe programının ürettiği paket genellikle şu dosyalardan oluşur:

Dosya adları tesadüfi değil: kimlik numarası, dönem, defter/berat türü ve sıra numarasından oluşan standart bir desen taşır; GİB onayından geçmiş beratların adı ayrı bir önekle başlar.

Biz defter üretmiyoruz — iş bölümü

Bunu açıkça yazmak gerekiyor, çünkü piyasada karışıyor: MultiPortal e-Defter üretmez, imzalamaz ve GİB'e göndermez. Bu işi mali müşavirinizin kullandığı muhasebe programı yapar. Biz o programın ürettiği ve GİB'e gönderdiği dosyaları, tek bayt değiştirmeden saklarız.

Bunun teknik bir sebebi var: defter dosyasının içindeki imza, dosyanın bütününü kapsar. Dosyayı sıkıştırmak, yeniden kaydetmek, karakter setini çevirmek ya da içine bir satır eklemek imzayı geçersiz kılar. Beratın işlevi de tam olarak bunu ispat etmektir: tebliğin 6.3 bölümü beratın "e-Defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik" olduğunu söyler. Dolayısıyla saklamacının yapabileceği tek doğru şey dosyaya dokunmamaktır.

Bizim tarafta karşılığı şu: yüklenen dosyanın özeti (hash) alınır, indirildiğinde aynı özetle iner — sakladığımız dosya, müşavirin GİB'e gönderdiğinin birebir aynısıdır.

Neden yalnız XML ve ZIP? PDF neden reddedilir?

Asıl berat, GİB tarafından imzalanmış XML dosyasıdır. PDF, o XML'in insan gözüyle okunabilir görüntüsüdür. İmza XML'in içinde taşındığı için PDF'in ibraz değeri yoktur: PDF'i kim ürettiyse üretmiştir, içinde GİB imzası taşımaz.

Bu yüzden saklamaya yalnızca XML ve XML içeren ZIP dosyaları kabul edilir, PDF yüklemesi reddedilir — ve reddedilirken sebebi yazılır, sessizce atlanmaz. PDF'e ihtiyacınız olduğunda (müşteriye göstermek, dosyaya koymak, yazdırmak) onu saklanan XML'den sistem üretir. Böylece elinizdeki görüntü her zaman asıl dosyayla tutarlı olur.

Aynı mantıkla iç içe ZIP dosyaları açılır, içindeki defter ve berat dosyaları tek tek tanınır; görüntüleme şablonu gibi defter olmayan içerikler saklamaya girmez.

Dosyayı kim silebilir? Sürüm mantığı

Saklamanın anlamı, dosyanın orada kalmasıdır. Kullanıcının silebildiği bir arşiv, saklama değil dosya dolabıdır. MultiPortal'daki kural şu:

• Müşteri yüklediği dosyayı silemez. Silme yetkisi kullanıcıda değildir.
• Aynı ad + aynı içerik = mükerrer. Dosya zaten saklandığı için ikinci kez kaydedilmez; yanlışlıkla aynı paketi iki kez yüklemek arşivi kirletmez.
• Aynı ad + farklı içerik = yeni sürüm. Eski dosya silinmez. Yeni dosya güncel sürüm olur, eskisi "önceki sürüm" olarak görünür kalır. Müşavir aynı dönemi yeniden ürettiğinde (düzeltme, yeniden berat) iki hali de elinizde kalır.
• Silme yalnızca operasyon tarafında, gerekçeyle ve kayda geçerek yapılır. Satır kaybolmaz; neyin ne zaman ve neden silindiği izlenebilir.

Bu kural kulağa katı geliyor olabilir ama amacı tam olarak budur: dört yıl sonra bir denetimde "o dosyayı birisi silmiş" cümlesinin kurulamaması.

Dosyalar nerede duruyor?

e-Defter dosyaları yurt içinde, kendi sunucumuzda, e-Belge arşivinden ayrı bir alanda tutulur ve yurt dışı içerik dağıtım ağlarına kopyalanmaz. Defter arşivini belge arşivinden ayırmak da bilinçli bir tercih: ikisinin erişim kuralları farklıdır.

"İkincil kopya" ile karıştırmayın

Burada net olmak önemli, çünkü ikisi piyasada aynıymış gibi anlatılıyor.

Tebliğin 4.4.1 bölümü, e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süreyle, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin ya da doğrudan Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesini düzenler. Bu, GİB'in izin verdiği saklamacılar tarafından yürütülen ayrı bir uygulamadır.

MultiPortal'ın e-Defter Saklama hizmeti ise bu ikincil kopya uygulamasının yerine geçmez. Yaptığı şey, mükellefin kendi muhafaza ve ibraz ödevini yerine getirebilmesi için kendi dosyalarının değiştirilmemiş kopyasını düzenli, aranabilir ve görüntülenebilir biçimde tutmaktır — tebliğin 4.4.1 bölümünün hiçbir şekilde ortadan kalkmadığını söylediği o ödev. İkincil kopya yükümlülüğünüzün nasıl karşılandığını mali müşavirinizle ayrıca teyit etmeniz gerekir.

Ne kadar süre saklanmalı?

İki ayrı süreden söz ediliyor ve karıştırılıyor:

• İkincil kopya için: tebliğ açıkça asgari 10 yıl diyor (4.4.1).
• Mükellefin kendi dosyaları için: tebliğ ayrı bir yıl sayısı koymaz, muhafaza ve ibrazı Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine bağlar. Bu iki kanunun öngördüğü süreler aynı değildir, bu yüzden kendi durumunuz için geçerli süreyi mali müşavirinizle teyit etmeniz doğru olur. Burada bir rakam yazmıyoruz, çünkü hangi hükmün sizin için bağlayıcı olduğu mükellefiyet türünüze göre değişir.

Denetimde ne oluyor?

Tebliğin 4.4.1 bölümü ibraz sırasını da düzenliyor:

1. e-Defter ve berat dosyaları öncelikle ilgili mükelleften yazılı olarak istenir.
2. Mükellef ibraz edemediğini ya da etmediğini belgelerse, ikincil kopya Başkanlık aracılığıyla saklama hizmeti veren özel entegratörden istenebilir.
3. Özel entegratör, ibrazı talebin tebliğ tarihinden itibaren 15 günü aşmayacak şekilde yapmakla yükümlüdür.

Pratik dersi şu: ilk adımda dosyayı bulup verecek olan sizsiniz. Dönemleri yıl yıl düzenli duran, indirilebilir ve görüntülenebilir bir arşiv tam burada işe yarıyor.

Beratın neyi ispat ettiği, neyi etmediği

Berat konusunda iki yanlış inanış var. İkisini de tebliğ kendi metninde kapatıyor:

• Berat, defterin değişmediğini ispat eder. Tebliğin 6.3 bölümü beratın "e-Defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik" olduğunu söyler.
• Berat, kayıtların doğru olduğunu onaylamaz. Tebliğin 4.3.11 bölümü, berat onayının kayıtların "içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmediğini" belirtir. Yani "GİB beratı verdi, kayıtlar onaylandı" çıkarımı yanlıştır.

SSS

MultiPortal'da nasıl?

Portalda e-Defter › Saklama ekranından dönemleri yıl yıl görür, müşavirinizin verdiği paketi (tek dosya, çoklu dosya ya da klasör) yükleyebilirsiniz. Yükleme sırasında her dosya tanınır: hangi dönemin yevmiyesi, kebiri ya da beratı olduğu dosyanın içinden okunur; defter olmayan dosyalar gerekçesiyle reddedilir.

Bir aya tıkladığınızda dönem özeti açılır: yevmiye madde aralığı, satır sayısı, toplam borç ve alacak, ana hesap bakiyeleri ve beratın vergi özeti. Dosyayı indirmek istemezseniz Görüntüle ile içeriğe tarayıcıdan bakabilirsiniz — Yevmiye (madde madde, arama ile), Kebir (hesap listesinden hesap detayına, yürüyen bakiyeyle), Mizan ve Berat görünümleri vardır. Beratın PDF'ini de sistem üretir.

Çözümlerin tamamını e-Dönüşüm çözümleri sayfasından inceleyebilir, kendi dosyalarınızla denemek için iletişim sayfasından bize yazabilirsiniz.