e-Fatura etiketi nedir, neden fatura ulaşmaz?

Etiket, bir mükellefin e-Fatura sistemindeki adresidir. Zarf, gönderenin GB (gönderici birim) etiketinden alıcının PK (posta kutusu) etiketine gider. Bu iki adresten biri yanlış, eski ya da silinmişse fatura hiçbir yere ulaşmaz — ama en tehlikeli tarafı şudur: belge sizin panelinizde "gönderildi" görünmeye devam edebilir. Etiket yönetimi bu yüzden teknik bir ayrıntı değil, tahsilatı etkileyen bir konudur.

Aşağıda etiketin iki türünü, entegratör değişiminde ne olduğunu ve "fatura gitti ama ulaşmadı" denince bakılacakları anlatıyoruz. Bir bölümü kendi faturalarımızda yaşadığımız vakadan çıktı.

Etiket nedir, nerede durur?

Etiket, urn:mail: ile başlayan ve genellikle bir alan adı içeren bir metindir. e-Fatura uygulamasına kaydolurken ya da entegratör değiştirirken GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinde açılır. İki türü vardır:

Bir mükellefin hem GB hem PK etiketi olur ve bunlar birbirinden farklıdır. Fatura keserken alıcının PK etiketini kullanırsınız; kendi tarafınızda ise zarfa sizin GB etiketiniz yazılır. GİB bu iki listeyi ayrı yayımlar; alıcının kayıtlı olup olmadığının nasıl sorgulandığını e-Fatura mükellef sorgulama yazısında anlattık.

İki taraf, iki ayrı hata türü

Etiket hatası iki yönden gelebilir ve ikisinin belirtisi de, çözümü de farklıdır:

• Alıcı etiketi hatalı. Adres defterinizdeki PK etiketi eski, yazım hatalı veya alıcı entegratör değiştirdiği için kapanmış. Zarf GİB'de reddedilir. Bu hata genellikle tek bir alıcıya giden faturalarda görülür.
• Gönderici etiketiniz hatalı. Gönderim yapan hesabın ayarındaki GB etiketi artık GİB'de açık değil. Bu hata alıcıdan bağımsızdır: kime fatura keserseniz kesin hepsi düşer. Bir günde kesilen bütün faturaların aynı hatayı almasının en yaygın sebebi budur.

İkisini ayırmanın pratik yolu, GİB'den dönen hata mesajını okumaktır. "Adres bilgisi bulunamadı" tipindeki hata mesajı, adresi bulunamayan (vergi kimlik numarası, etiket) ikilisini birlikte yazar. O ikilideki kimlik numarası sizin numaranızsa kusur sizin gönderici etiketinizde, alıcınınsa kusur adres defterinizdedir.

GİB listesindeki etiket ile entegratördeki etiket aynı şey değildir

En çok yanlış anlaşılan nokta burası. GİB'in kayıtlı kullanıcı listesi bir aynadır: kimin hangi etiketinin açık olduğunu gösterir, ama o etiketin hangi entegratöre ait olduğunu söylemez. Entegratör bilgisi listede ayrı bir alan olarak yer almaz; bilgi yalnızca etiketin içindeki alan adından tahmin edilir — ve bu tahmin her zaman doğru olmaz.

Bunun pratik sonuçları şunlar:

• GİB listesinde etiket görmek, sizin entegratörünüzün o etiketle gönderdiği anlamına gelmez. Firma başka bir entegratörün ya da başka bir kanalın müşterisiyse, aynada o tarafın etiketi görünür.
• Entegratör ekranında etiket görünmemesi de etiketin silindiği anlamına gelmez. Etiket kaydı yanlış entegratör kartının altında durabilir; bu durumda ekranda "etiket eksik" görünür ama gönderim çalışmaya devam eder. Böyle bir görüntüde ilk refleks etiketi yeniden açtırmak olmamalı — önce gerçekten silinmiş mi, yoksa sadece yanlış yerde mi görünüyor, bu ayırt edilmeli.
• Silinmiş etiket listede görünmeye devam edebilir. GİB listesi etiketin açılma tarihinin yanında silinme tarihini de taşır. Silinme tarihi dolu bir etiketi "listede var" diye kullanmak doğrudan adres hatası üretir.

Entegratör değişince etikete ne olur?

Etiketler çoğunlukla entegratörün alan adını taşır. Bu yüzden entegratör değiştirdiğinizde genellikle etiket de değişir: yeni entegratörün etiketi açılır, eskisi kapatılır. Geçişin kırıldığı yer tam olarak bu iki işlemin eşzamanlı olmamasıdır.

Geçişte sırayla şu dördünün hepsinin tutması gerekir:

1. Yeni etiket GİB listesinde açılmış olmalı. Açılmadan önce gönderim denerseniz adres hatası alırsınız.
2. Gönderim yapan hesabın ayarı yeni etikete geçmiş olmalı. Bu en sık atlanan adımdır: GİB tarafı doğru, entegratör hesabının gönderici etiketi ayarı eski kalır.
3. Alıcıların adres defteri güncel olmalı. Siz entegratör değiştirince müşterilerinizin kayıtlarındaki PK etiketiniz eskiyecektir; onların size kestiği faturalar bir süre düşebilir.
4. Gelen kutusu hangi tarafta, netleşmiş olmalı. Eski etiket kapanana kadar gelen faturalar eski entegratörün kutusuna düşmeye devam eder. O kutuyu izlemeyi bırakırsanız gelen faturaları ve yanıt sürelerini kaçırırsınız.

Gerçek vaka: silinmiş gönderici etiketiyle 45 fatura

Bunu kendi şirketimizin fatura serisinde yaşadık, o yüzden ayrıntısıyla yazıyoruz.

Bir gönderici (GB) etiketi açıldı ve iki gün sonra kapatılıp yerine yenisi açıldı. GİB tarafı doğruydu: yeni etiket listede aktif, eskisi silinmişti. Ama gönderim yapan entegratör hesabının ayarı eski etikette kalmıştı. Sonuç:

• Bir haftada kesilen 40 e-Faturanın tamamı GİB'de "adres bilgisi bulunamadı" hatasıyla reddedildi. Hata mesajı bizim vergi kimlik numaramızla silinmiş etiketi birlikte yazıyordu — yani kusur alıcıda değil, bizdeydi.
• Bizim tarafta belgeler "gönderildi" görünüyordu. Müşteriye dönük ekranda fatura listelenebiliyordu. Panelimizdeki "gönderildi", GİB'in sonucu değil, bizim gönderme girişimimizin kaydıydı.
• Faturaları etiketi düzeltmeden yeniden gönderdik — 40'ı da aynı hatayla döndü. Adres hatasında yeniden gönderim hiçbir işe yaramaz.
• "Düzeltildi" dendikten sonra kesilen yeni faturalar da aynı hatayı aldı; toplam 45'e çıktı. Çünkü düzeltilen taraf GİB kaydıydı, entegratör hesabının gönderici etiketi ayarı değil.

Vakanın üç dersi var:

1. Kendi panelinizdeki "gönderildi" bir kanıt değildir. Kanıt, GİB'ten dönen durum kodudur. Bunun neden böyle olduğunu GİB 1300 durum kodu yazısında ayrıca anlattık.
2. Adres hatası alan faturayı düzeltmeden yeniden göndermeyin. Bu hatada belge GİB'e kaydolmadığı için, ayar düzeltildikten sonra aynı fatura numarası ve ETTN ile yeniden gönderilebilir; numara yakılmaz.
3. Etiket düzeltmesi iki yerde yapılır. GİB'de doğru etiketin açık olması yetmez; gönderim yapan hesap da artık o etiketi kullanıyor olmalı. Birini düzeltip diğerini bırakmak hatayı sürdürür.

Alıcının birden fazla etiketi varsa hangisi seçilir?

Bir mükellefin GİB listesinde birden fazla PK etiketi bulunabilir: şube ayrımı, geçiş döneminde iki entegratörün etiketinin birlikte açık kalması ya da belge türüne göre ayrı etiket. Aynı firmanın e-Fatura etiketi bir entegratörde, e-İrsaliye etiketi başkasında olabilir.

Bu durumda sistemler genellikle listedeki birincil (varsayılan) etiketi seçer. Risk şudur: fatura GİB'e ulaşır, hata kodu da almaz, ama alıcının fiilen izlemediği bir kutuda durur. Alıcı "fatura gelmedi" der, sizin tarafta her şey olumlu görünür. Çok etiketli alıcıya ilk faturayı keserken hangi kutuyu takip ettiğini sormak bu tartışmayı baştan bitirir.

"Fatura gitti ama ulaşmadı" denince etiket tarafında bakılacaklar

1. GİB'ten dönen durumu okuyun, kendi listenizdeki "gönderildi" yazısını değil.
2. Hata mesajındaki kimlik numarasına bakın. Sizinse sorun gönderici etiketinizde, alıcınınsa adres defterinizdedir.
3. Aynı güne ait diğer faturaları kontrol edin. Hepsi düştüyse hata alıcıya özgü değil, gönderici ayarınızdadır.
4. Kendi GB etiketinizin GİB listesinde açık olduğunu teyit edin — silinme tarihi dolu mu, değil mi.
5. Gönderim yapan hesabın etiket ayarını teyit edin. GİB tarafı doğru olsa bile ayar eski kalmış olabilir.
6. Alıcının PK etiketini listeden tazeleyin. Alıcı entegratör değiştirmişse adres defterinizdeki etiket geçersizdir.
7. Hata kodu yoksa alıcının hangi kutuyu izlediğini sorun. Birden çok PK varsa fatura başka kutuda bekliyor olabilir.
8. Düzeltmeden sonra tek fatura ile sınayın, sonra kalanları yeniden gönderin.

SSS

MultiPortal'da nasıl?

MultiPortal'da bir firmanın GB ve PK etiketleri firma kaydında tutulur ve belge türüne göre ayrı ayrı yönetilir — e-Fatura etiketi ile e-İrsaliye etiketi aynı olmak zorunda değildir. GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinin bir kopyasını günlük olarak kendimize alırız; alıcı sorgusunu portaldaki Mükellef Sorgula ekranından yaparsınız ve etiketin silinme tarihi varsa onu da görürsünüz.

Gönderim sonrası GİB'ten dönen durumu belgenin kendi satırında gösteririz; "gönderildi" ile "GİB'e ulaştı" ayrı iki bilgidir ve ikisini ayrı gösteririz. Entegratör geçişinde etiket, gelen kutusu ve eski belgelerin taşınmasını kurulum kapsamında yapıyoruz; e-Dönüşüm çözümleri sayfasında kapsamın tamamı var.