e-Fatura nedir?

e-Fatura, kâğıt faturanın yerini alan, belirli bir elektronik biçimde düzenlenen ve alıcıya Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısı üzerinden ulaşan faturadır. Faturanın bilgileri XML adı verilen standart bir dosyada taşınır, mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanır ve alıcının e-Fatura kutusuna sistem üzerinden iletilir. Hukuken kâğıt faturayla aynı değerdedir; farkı, kâğıda basılmak yerine baştan sona elektronik ortamda oluşturulup saklanmasıdır.

Bu yazıda e-Faturanın nasıl işlediğini, kâğıt faturadan hangi noktalarda ayrıldığını ve geçiş sürecinde sizi nelerin beklediğini adım adım anlatıyoruz.

e-Fatura kâğıt faturadan nerede ayrılır?

Alışkanlıklar açısından en çok şaşırtan taraf, e-Faturanın yalnızca "PDF gönderilen fatura" olmaması. Aralarındaki temel ayrımlar şöyle:

• Biçim standarttır. Faturayı siz nasıl isterseniz öyle düzenleyemezsiniz; alanları ve yapısı GİB tarafından belirlenmiş UBL-TR standardına uymak zorundadır.
• İletim kanalı bellidir. Faturayı e-posta ile göndermeniz onu e-Fatura yapmaz. Belgenin alıcıya GİB'in e-Fatura altyapısı üzerinden iletilmesi gerekir.
• Alıcı sistemde kayıtlı olmalıdır. e-Fatura yalnızca e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir. Kayıtlı olmayan alıcılar için düzenlenen belge e-Arşiv faturadır.
• İmza zorunludur. Belge, şirketler için mali mühür, şahıs işletmeleri için mali mühür ya da nitelikli elektronik imza ile imzalanır.
• Saklama elektroniktir. Belgeleri yasal süresi boyunca elektronik ortamda, istendiğinde ibraz edilebilecek şekilde muhafaza etmeniz gerekir.

Bir e-Fatura adım adım nasıl ilerler?

Düzenlemeden alıcının onayına kadar süreç genellikle şu sırayı izler:

1. Belge oluşturulur. Alıcı bilgileri, kalemler, KDV oranları ve varsa tevkifat, iskonto gibi alanlar girilir.
2. Alıcının durumu kontrol edilir. Alıcı e-Fatura mükellefi mi, hangi etikete sahip? Bu kontrol atlanırsa belge doğru kutuya ulaşmaz.
3. Numara verilir. Fatura numarası, seri öneki ve yıl bilgisini içeren 16 haneli bir yapıda, sıralı biçimde üretilir.
4. İmzalanır. Mali mühür veya elektronik imza uygulanır. İmzasız belge GİB tarafından kabul edilmez.
5. Zarflanıp gönderilir. Belge, "zarf" adı verilen bir paket içinde GİB sistemine iletilir ve oradan alıcının kutusuna düşer.
6. Durum geri okunur. Zarfın kabul edilip edilmediği, belgenin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı sistem yanıtlarıyla takip edilir.
7. Gerekiyorsa yanıt verilir. Ticari senaryoda alıcı faturayı kabul veya reddedebilir.

Mali mühür ve elektronik imza

e-Fatura düzenleyebilmek için faturayı imzalayacak bir araca ihtiyacınız var. Tüzel kişiler (anonim, limited vb. şirketler) bunun için mali mühür kullanır. Mali mühür, TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından firmanız adına üretilen, elektronik imza işlevi gören bir sertifikadır. Şahıs işletmeleri mali mühür yerine kendi adlarına düzenlenmiş nitelikli elektronik imzayı da kullanabilir.

Mali mühür başvurusu ve teslimi birkaç haftayı alabildiği için, zorunluluk tarihiniz yaklaşıyorsa bu adımı erkene almanız gerekir. Mühür elinize geçmeden fatura kesemezsiniz.

Senaryo türleri: Temel, Ticari ve diğerleri

Her e-Fatura bir "senaryo" ile düzenlenir. Senaryo, alıcının faturaya nasıl yanıt verebileceğini belirler:

• Temel Fatura: Alıcı, sistem üzerinden faturayı kabul veya ret bildirimiyle yanıtlayamaz. En yaygın kullanılan senaryodur.
• Ticari Fatura: Alıcı, fatura için sistem üzerinden kabul ya da ret yanıtı üretebilir. Ret hâlinde gerekçe yazılır.
• İhracat: Yurt dışına yapılan satışlarda kullanılan, gümrük süreciyle bağlantılı senaryodur.
• Kamu: Kamu kurumlarına düzenlenen faturalarda kullanılır.

Senaryoyu yanlış seçmek pratikte sorun yaratır: Temel senaryo ile kesilen faturaya alıcı sistemden ret veremez, itirazını başka yollarla bildirmek zorunda kalır. Buna karşılık Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesi uyarınca faturayı alan taraf, içeriğine aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Yani senaryo seçimi, itiraz hakkını ortadan kaldırmaz; yalnızca itirazın hangi kanaldan yapılacağını değiştirir.

Kimler e-Fatura kullanmak zorunda?

e-Fatura zorunluluğu iki şekilde doğar: belirli bir ciro haddini aşmak ya da ciroya bakılmaksızın kapsama alınan bir sektörde faaliyet göstermek. Genel kural olarak brüt satış hasılatı 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler kapsamdadır; e-ticaret, gayrimenkul ve motorlu taşıt işlemleri gibi alanlarda bu had 500 bin TL'ye iner. Akaryakıt, konaklama ve sebze-meyve ticareti gibi bazı sektörlerde ise ciro şartı hiç aranmaz.

Hangi grupta olduğunuzu ve geçiş tarihinizi hesaplamak için kimler e-Fatura kullanmak zorunda yazımızdaki tabloya bakabilirsiniz. Haddin altında kalsanız bile isteğe bağlı olarak uygulamaya dâhil olabilirsiniz.

e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Bu ikisi sık karıştırılır. Kısaca: alıcınız e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse (nihai tüketiciler ve e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler) e-Arşiv fatura düzenlersiniz. İkisi arasındaki iletim, saklama ve iptal farklarını e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark yazısında tabloyla karşılaştırdık.

Nasıl kesilir: GİB portalı mı, özel entegratör mü?

e-Fatura düzenlemenin birkaç yolu var. GİB'in kendi ücretsiz portalı temel ihtiyacı karşılar ama belge sayısı sınırlıdır, kendi programınızla konuşmaz ve toplu işlem, tasarım, arşiv raporlama gibi ihtiyaçlara cevap vermez. Kendi sunucunuzda doğrudan entegrasyon kurmak teknik ekip gerektirir.

Çoğu işletme için pratik yol özel entegratör üzerinden çalışmaktır: GİB'den izin almış bir kuruluşun altyapısını kullanırsınız, mali mühürünüz sistemde saklanır, belgeler sizin adınıza imzalanıp iletilir ve saklanır. Belge türü başına farklı entegratörle çalışmak da mümkündür.

Geçişte sizi bekleyen adımlar

e-Faturaya geçiş tek bir işlem değil, birkaç adımın sırayla tamamlanmasıdır. Zorunluluk tarihiniz belliyse geriye doğru planlamanız gereken sıra şudur:

1. Kapsamda olup olmadığınızı netleştirin. Hangi hesap döneminin cirosuna bakıldığını ve geçiş tarihinizi hesaplayın.
2. Mali mühür başvurusu yapın. Teslim süresi nedeniyle en erken başlanması gereken adım budur.
3. Kullanım yöntemini seçin. GİB portalı, doğrudan entegrasyon ya da özel entegratör. Belge sayınız ve kendi programınızla konuşma ihtiyacınız bu kararı belirler.
4. Numara düzenini kurun. Seri öneki ve yıl bilgisini içeren numara yapısı baştan doğru kurulmazsa, sonradan düzeltmek sıra atlaması ve mükerrer numara sorunlarına yol açar.
5. Fatura tasarımınızı hazırlayın. Logonuz, künye bilgileri ve zorunlu alanlar belgenin görüntüsünde doğru çıkmalı.
6. Deneme faturası kesin. İlk gerçek faturayı müşteriye göndermeden önce süreci baştan sona bir kez çalıştırın.
7. Arşiv ve saklama tarafını teyit edin. Belgelerin nerede, ne kadar süreyle saklandığını bilerek başlayın.

Bu adımların çoğu bir kez yapılır; sonrasında günlük işiniz yalnızca fatura düzenlemek ve gelen belgeleri yanıtlamak olur.

MultiPortal'da nasıl?

MultiPortal, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve e-Müstahsil makbuzu belgelerini tek ekrandan yönetmenizi sağlayan özel entegratör altyapısıyla çalışan bir e-dönüşüm portalıdır. Fatura düzenleme, gelen faturalara kabul/ret yanıtı verme, belge arşivini görüntüleme ve e-Defter saklama işlemleri aynı hesap içinden yürütülür. Kullanım, yıllık kontör paketleriyle ilerler.

Çözümlerin kapsamını e-Dönüşüm çözümleri sayfasından, paketleri kontör paketleri sayfasından inceleyebilirsiniz.