e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

Farkı belirleyen tek şey alıcınızdır. Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir mükellefse ona e-Fatura düzenlersiniz ve belge GİB altyapısı üzerinden doğrudan alıcının kutusuna düşer. Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı değilse (nihai tüketiciler ve henüz kapsama girmemiş işletmeler) ona e-Arşiv fatura düzenlersiniz; bu belge alıcıya e-posta gibi elektronik bir yolla ya da kâğıt çıktı olarak iletilir.

İkisi de yasal olarak geçerli faturadır, ikisi de mali mühürle imzalanır. Ayrıldıkları yer belgenin kime, hangi kanaldan ulaştığı ve sonrasında nasıl takip edildiğidir. Aşağıda önce karşılaştırma tablosunu, sonra pratikte en çok sorun çıkaran noktaları bulacaksınız.

Karşılaştırma tablosu

Pratikte en çok karıştırılan üç nokta

1. Alıcının durumunu her faturada kontrol etmek gerekir

Bir müşteriniz dün e-Fatura mükellefi değildi, bu ay kapsama girmiş olabilir. Kayıtlı bir alıcıya e-Arşiv fatura düzenlerseniz belge yanlış kanala gider; satıcı ve alıcı ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa aralarındaki faturaların tamamının e-Fatura olarak düzenlenmesi gerekir. Bu yüzden fatura öncesi mükellef sorgulaması bir formalite değil, belgenin geçerliliğiyle ilgili bir adımdır.

2. e-Arşiv'de "gönderdim" ile "ulaştı" aynı şey değildir

e-Fatura tarafında belgenin alıcının kutusuna düştüğünü sistem yanıtlarından takip edebilirsiniz. e-Arşiv tarafında böyle bir kutu yok: belge alıcıya e-posta ile iletiliyorsa, teslim konusunda elinizdeki tek somut gösterge bildirim bağlantısının açılmış olmasıdır. Müşteri "fatura gelmedi" dediğinde bakılacak yer burasıdır. Bu ayrımı bilmeyen ekipler faturayı tekrar gönderip mükerrer belge üretebiliyor.

3. Kâğıda basmak saklama yükümlülüğünü karşılamaz

e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısını müşteriye vermek, belgeyi elektronik olarak saklama yükümlülüğünüzü ortadan kaldırmaz. Mali mühür ya da elektronik imzanın geçerliliği ancak elektronik ortamda denetlenebildiği için, belgeleri imzasıyla birlikte elektronik ortamda muhafaza etmeniz ve istendiğinde bu şekilde ibraz etmeniz gerekir.

1 Ocak 2026'dan itibaren kâğıt fatura dönemi büyük ölçüde kapandı

e-Arşiv tarafında yakın zamanda önemli bir değişiklik yürürlüğe girdi ve hâlâ birçok işletme eski bilgiyle hareket ediyor. Uzun süre "vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL'yi aşmayan faturalar kâğıt düzenlenebilir" kuralı geçerliydi. Bu kural artık herkes için geçerli değil:

• Genel durum: e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturaların 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunludur. Yani tutar eşiği kalktı.
• İstisna: Ticari kazançları basit usulde tespit edilen mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler için bu tarih 1 Ocak 2027'ye bırakıldı. Bu gruptakiler 31 Aralık 2026'ya kadar, vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL'yi aşan faturalarını e-Arşiv olarak düzenlemeye devam eder; eşiğin altındaki faturaları kâğıt düzenleyebilir.

Bu belgelerin e-Arşiv yerine matbu (kâğıt) fatura olarak düzenlenmesi hâlinde, düzenleyen ve nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcı hakkında her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı olmak üzere Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesindeki özel usulsüzlük cezası uygulanır. Ceza her belge başına ayrı işlediği için, hatalı bir alışkanlık kısa sürede yüksek tutarlara çıkabilir.

Müşteri listenizde hangi belge kime?

Teoriyi somutlaştırmak en kolay yol. Tipik bir müşteri listesinde dağılım şöyle olur:

• Perakende satış yaptığınız bireysel müşteri: e-Arşiv fatura. Nihai tüketici e-Fatura uygulamasına kayıtlı olamaz.
• e-Fatura mükellefi kurumsal müşteri: e-Fatura. Senaryoyu müşterinin tercihine göre Temel ya da Ticari seçersiniz.
• Küçük ölçekli, henüz kapsama girmemiş işletme: e-Arşiv fatura. Ancak bu müşteri yarın kapsama girebilir; bu yüzden sorgu her faturada tekrarlanır.
• Yurt dışındaki müşteri: İhracat senaryosuyla düzenlenen e-Fatura. Gümrük süreciyle bağlantılı olduğu için ayrı bir akıştır.
• Kamu kurumu: Kamu senaryosuyla düzenlenen e-Fatura.

Görüldüğü gibi belge türünü seçen siz değil, karşı tarafın sistemdeki durumu. Bu yüzden "biz hep e-Arşiv kesiyoruz" ya da "biz artık e-Fatura mükellefiyiz, hepsi e-Fatura" gibi genellemeler hatalı belge üretir.

Hangisini düzenleyeceğinize nasıl karar verilir?

1. Alıcının vergi kimlik numarasıyla e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığını sorgulayın.
2. Kayıtlıysa e-Fatura düzenleyin ve senaryoyu (Temel / Ticari) doğru seçin.
3. Kayıtlı değilse e-Arşiv fatura düzenleyin; düzenleme saatini ve dakikasını belgeye yazdırmayı unutmayın.
4. Her iki durumda da gönderim sonrası belgenin durumunu teyit edin.

Bu kontroller elle yapıldığında atlanmaya çok müsait. Kullandığınız portalın alıcı sorgusunu fatura ekranında otomatik çalıştırması, yanlış belge türü üretme riskini büyük ölçüde ortadan kaldırır.

MultiPortal'da nasıl?

MultiPortal'da e-Fatura ve e-Arşiv aynı belge ekranından düzenlenir; alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığına göre belge türü ve senaryo yönlendirilir. Gelen faturalara kabul veya ret yanıtı verme, gönderim sonrası durum takibi ve belge arşivi aynı hesap içinde yürür. Arşivdeki belgeler sizde kalır; iptal edilen bir belgenin arşiv kaydı da silinmez.

Kapsamı e-Dönüşüm çözümleri sayfasından, kullanım paketlerini kontör paketleri sayfasından görebilirsiniz.