e-Fatura mükellef sorgulama: alıcı kayıtlı mı nasıl anlaşılır?

Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı, GİB'in yayımladığı kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanır. GİB bu bilgiyi UserList adlı bir XML dosyasında paylaşır: listede her mükellefin kimlik numarası, unvanı, kamu mu özel mi olduğu, uygulamaya ilk eklendiği tarih, kullandığı yöntem ve etiket bilgileri bulunur. Alıcının kimlik numarası listede varsa ve e-Fatura için silinmemiş bir etiketi bulunuyorsa alıcı kayıtlı kullanıcıdır ve ona e-Fatura düzenlemeniz gerekir. Kayıtlı değilse e-Arşiv fatura düzenlersiniz.

Bu kontrol fatura kesmenin en çok atlanan adımıdır ve atlandığında iki tür hata üretir: kayıtlı bir alıcıya e-Arşiv kesmek, ya da kayıtlı görünen bir alıcıya artık geçerli olmayan bir etiketle göndermek. İkincisi daha sinsidir, çünkü fatura sizde "gönderildi" görünürken alıcıya hiç ulaşmaz.

Listede tam olarak ne var?

GİB'in kullanıcı listesi kılavuzuna göre her kayıt şu alanları taşır:

Son satır bu yazının en kritik kısmı. Etiketler listeden silinip yok olmaz: silinmiş bir etiket, silinme tarihi ile birlikte listede kalmaya devam eder. Yani listede bir etiket görmeniz, o etiketin hâlâ geçerli olduğu anlamına gelmez.

GB ve PK: iki ayrı etiket, iki ayrı liste

Etiket, mükellefin e-Fatura sistemindeki adresidir ve urn:mail:... biçiminde görünür. İki türü vardır:

• GB (gönderici birim): mükellefin belge gönderdiği adres.
• PK (posta kutusu): mükellefin belge aldığı adres.

GİB bu iki listeyi ayrı yayımlar. Siz fatura gönderirken alıcının PK etiketi işinize yarar; kendi gönderim adresiniz ise GB tarafındadır. Bir mükellefin birden fazla etiketi olabilir — örneğin farklı belge türleri için farklı entegratörlerle çalışıyorsa. Bu yüzden etiketler e-Fatura ve e-İrsaliye için listede ayrı ayrı tutulur: aynı firmanın e-Fatura etiketi bir entegratörde, e-İrsaliye etiketi başka bir entegratörde olabilir.

GİB aynasındaki etiket, entegratördeki etiketle aynı şey değil

Karıştırılan iki kavram var ve ayrımı bilmek birçok "fatura gitmiyor" vakasını çözer:

• GİB kullanıcı listesindeki etiket, mükellefin GİB nezdindeki resmî adresidir. Gönderimin hedefi burasıdır.
• Entegratörünüzün kendi kaydındaki etiket, sizin sisteminizdeki kopyadır. Yalnızca gönderim yapılırken kullanılan bir ayardır.

İkisi ayrışabilir. Alıcı GİB tarafında etiketini değiştirmiş olabilir ama sizin adres defterinizdeki kayıt eski kalmış olabilir. Tersi de olur: sizin kaydınızda bir etiket silinmiş görünürken GİB aynasında duruyor olabilir. Doğru referans her zaman GİB'in listesidir; kendi kaydınız yalnızca onun bir kopyasıdır.

Listenin tazeliği: en çok gözden kaçan ayar

GİB listeyi düzenli olarak yeniler, ama sizin sorguladığınız şey GİB'in canlı veritabanı değil, entegratörünüzün o listeden aldığı kopyadır. Bu kopyanın ne zaman güncellendiği doğrudan sizi etkiler:

• Bayat kopya, yeni mükellefi kayıtsız gösterir. Dün e-Faturaya geçmiş bir müşteriye e-Arşiv kesersiniz.
• Bayat kopya, eski etiketi geçerli gösterir. Entegratör değiştirmiş bir alıcıya silinmiş etiketiyle gönderirsiniz.
• Bayat kopya, kapanmış mükellefi açık gösterir. Hesabı kapatılmış bir firmaya e-Fatura düzenlemeyi denersiniz.

Bu yüzden sorgulama ekranında yalnızca sonuca değil, listenin son güncellenme zamanına da bakmak gerekir. Toplu fatura kesmeden önce listenin güncel olduğunu teyit etmek, sonradan onlarca belgeyi kurtarmaya çalışmaktan çok daha kolaydır.

Kapanan ve değişen mükellefler: ayrı bir liste

GİB, hesapları kapatılan mükellefleri UserTempList adlı ikinci bir listede yayımlar. Bu liste 509 Sıra No.lu tebliğ kapsamındaki kapanma ve sicil değişikliklerini takip edebilmek için oluşturulmuştur ve kayıtlar listeye girdiği tarihi takip eden 7 gün boyunca listede kalır.

Bu listedeki kurallar günlük işinizi doğrudan etkiler:

• Kapanma tarihinden önceki tarihli belgeler 7 gün boyunca düzenlenebilir. Kapanma tarihinden sonraki bir belge tarihi girilirse e-Fatura düzenlenemez.
• Kapanan bir e-Fatura kullanıcısına fatura kesilecekse, belge tarihi kapanma tarihinden sonraysa e-Fatura yerine e-Arşiv fatura düzenlenir.
• e-İrsaliye tarafında aynı durumda sanal alıcılı e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir.
• Nevi değişikliğinde mükellefin yeni kimlik numarası listede ayrı bir alanda yer alır; eski numara üzerinden gönderime devam etmek hata üretir.
• Unvan değişikliğinde GİB listeyi günceller; sizin adres defterinizdeki unvanın da güncellenmesi gerekir, aksi halde faturada eski unvan basılır.

Pratik sonuç: "müşteri kapanmış, o zaman e-Arşiv keserim" demek her zaman doğru değil. Belge tarihinin kapanma tarihine göre nerede durduğuna bakmanız gerekir.

Sorgulamanın sonucu hangi kararı değiştirir?

Mükellef sorgusu üç ayrı kararı besler:

1. Belge türü. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura. İkisinin farkını e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark yazısında karşılaştırdık.
2. Senaryo. Mükellef tipi kamu ise kamu senaryosu kullanılır. Temel ile ticari seçimi ise alıcıyla aranızdaki ticari tercihe bağlıdır ve alıcının yanıt verip veremeyeceğini belirler.
3. Hedef etiket. Alıcının güncel PK etiketi, gönderimin adresidir.

Üçü de yanlış olabilecek ayrı kararlardır ve üçü de aynı sorgudan çıkar. Bu yüzden sorgulamayı fatura kesmeden önce değil, fatura keserken yapmak gerekir.

Sonucu nasıl okuyacaksınız

Araç üç farklı cevap verir ve her biri sizi farklı bir işe yönlendirir:

• Kayıtlı — Bu alıcıya e-Fatura düzenlenir; belge GİB altyapısı üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna iletilir. Sonuçta ayrıca mükellef türü (kamu/özel), ilk kayıt tarihi ve e-İrsaliye kaydının olup olmadığı görünür.
• Listede yok — Bu alıcıya e-Arşiv fatura düzenlenir. Numaranın sağlama hanesi tutmuyorsa araç bunu ayrıca söyler, çünkü çoğu "bulunamadı" sonucu aslında yazım hatasıdır.
• Çok sık sorgu — Araç kısa aralıkta çok sayıda sorguyu sınırlar. Listenizin tamamını kontrol etmek istiyorsanız tek tek sorgulamak yerine portal içindeki toplu ekranları kullanın.

Her sonucun altında listenin son güncelleme zamanı yazar. Bunu bilerek gösteriyoruz: yukarıda anlattığımız tazelik sorunu yüzünden, ne kadar yeni bir veriye baktığınızı görmeden karar vermemelisiniz.

Şahıs işletmesi sorgularında ad göstermiyoruz

Kayıtlı kullanıcı listesindeki kayıtların yarısından fazlası 11 haneli, yani kimlik numarası olarak TC kimlik numarası taşıyor. Bu kayıtlarda unvan alanı doğrudan bir kişinin adıdır.

Bu yüzden 11 haneli bir numara sorguladığınızda araç kayıt durumunu söyler, ad ya da unvan göstermez. Bilerek böyle yaptık: aksi hâlde sayfa, herhangi birinin TC kimlik numarasını yazıp isim öğrenebileceği bir araca dönüşürdü. Fatura keseceğiniz kişinin adını zaten biliyorsunuz; sorgulamada ihtiyacınız olan bilgi kayıt durumudur.

10 haneli vergi kimlik numarası sorgularında unvan gösterilir. Buradaki ayrım şirket ile şahıs ayrımı değil — şahıs işletmesinin de 10 haneli vergi kimlik numarası olabilir ve unvanı kendi adı olabilir. Ayrım numaranın türünde: vergi kimlik numarası ticari bir kimliktir, ona bağlı ticaret unvanı ticaret sicilinde ve GİB'in yayımladığı kayıtlı kullanıcı listesinde zaten kamuya açıktır. Kapattığımız şey, TC kimlik numarasından kişinin adına ulaşılmasıdır.

Etiket (GB/PK) bilgisi de bu araçta dönmez. Yukarıda anlattığımız gibi etiket, sorgulanıp bir kenara yazılacak bir veri değil, belge gönderirken o anın güncel hâline bakılması gereken bir ayardır; portal içinde her alıcının aktif etiketleri, açılma ve varsa silinme tarihiyle birlikte görünür ve gönderimde doğru etiket otomatik seçilir.

SSS

MultiPortal'da nasıl?

MultiPortal'da bu kontrol için iki ekran var ve ikisi farklı işe yarar:

• Mükellef Sorgula: VKN veya TCKN ile mükellefin unvanını, türünü (özel/kamu), e-Fatura ve e-İrsaliye kaydını ve GİB etiketlerini canlı sorgular. Tek bir alıcıyı fatura kesmeden önce teyit etmek için kullanılır.
• GİB Kullanıcı Listesi: GİB'in e-Fatura ve e-İrsaliye kayıtlı kullanıcı listeleri üzerinde mükellef ve etiket (GB/PK) araması yapmanızı sağlar. e-Fatura ve e-İrsaliye için ayrı sekmeleri vardır; ekranın üstünde GB ve PK listelerinin son güncellenme ile sonraki güncelleme zamanları gösterilir, liste tazeliğini yitirdiğinde uyarı çıkar.

İkinci ekranın liste durumu kartı bilinçli bir tercihtir: sorgu sonucunun ne kadar güvenilir olduğunu, sonucun kendisi kadar bilmeniz gerekir.

Çözümlerin kapsamını e-Dönüşüm çözümleri sayfasından, paketleri kontör paketleri sayfasından inceleyebilirsiniz.