GİB'de durumu 1300 olan fatura alıcıya ulaşmadıysa ne yapılır?

1300 kodu, GİB'in durum kodu listesinde "başarıyla tamamlandı" karşılığına gelir: faturayı taşıyan zarf alıcının posta kutusu tarafında başarıyla işlenmiş ve bu sonuç sistem yanıtıyla merkeze dönmüştür. Yani belge alıcının e-Fatura kutusuna teslim edilmiştir ve sizin tarafınızda yapılacak teknik bir iş kalmamıştır. Ama 1300, alıcının belgeyi açtığını, okuduğunu, kabul ettiğini ya da — en önemlisi — e-Arşiv faturada alıcıya ulaştığını göstermez. Müşteriniz "fatura bize gelmedi" diyorsa, 1300 kodunu göstermek tartışmayı bitirmez.

Bu yazıda 1300'ün tam olarak neyi kanıtladığını, neyi kanıtlamadığını ve müşteri faturayı almadığını söylediğinde hangi sırayla kontrol yapılacağını anlatıyoruz.

Önce üç kavram: zarf, sistem yanıtı, uygulama yanıtı

Durum kodlarını anlamak için bu üçünü ayırmak şart. Uygulamada en sık karıştırılan ve en çok yanlış teşhise yol açan ayrım budur.

Kritik sonuç: sistem yanıtı iyi gelmiş olabilir ama uygulama yanıtı hiç gelmemiş olabilir. 1300 bir sistem yanıtı sonucudur. Ticari faturada alıcının kabul ya da ret vermesi bundan ayrı, sonraki bir olaydır. Temel faturada ise uygulama yanıtı hiç gelmez — alıcı sistem üzerinden yanıt veremez.

1300'e nasıl gelinir?

GİB'in durum kodu akışı bir kuyruk mantığıyla çalışır. Temel senaryoda bir zarfın izlediği normal yol şudur:

1. 1000 — Zarf kuyruğa eklendi. Zarf merkeze ulaştı, sırasını bekliyor.
2. 1100 — Zarf işleniyor. Şema ve schematron kontrolleri yapılıyor. Bu aşamadaki hatalar 1100 ile 1200 arasındaki kodlarla bildirilir ve zarf bir sonraki adıma geçmez.
3. 1200 — Zarf başarıyla işlendi. Merkez kontrollerinden geçti. Bu, henüz alıcıya teslim anlamına gelmez.
4. 1220 — Hedeften sistem yanıtı gelmedi. Merkez zarfı alıcının posta kutusuna gönderdi ve cevabını bekliyor. Birçok firmanın "takıldı" diye paniklediği durum genellikle budur; aslında normal bir bekleme hâlidir.
5. 1300 — Başarıyla tamamlandı. Alıcının posta kutusundan 1200 ("zarf başarıyla işlendi") sistem yanıtı döndü. Süreç bitti.

Hedef sistemden 1200 dışında bir kod dönerse, 1220'de bekleyen zarfın durumu 1230 — hedeften sistem yanıtı başarısız geldi olur. 1230 alındıktan sonra zarftaki faturalar aynı fatura numarasıyla yeniden gönderilebilir; numara yanmaz.

Sık görülen hata kodları ve gerçek sebepleri

En önemli ayrım: e-Arşiv'de 1300 teslim kanıtı değildir

Bu, rakip içeriklerde neredeyse hiç geçmeyen ama en çok yanlış anlaşılan nokta. Sebebi mevzuatın kendisinde yazılı:

509 Sıra No.lu tebliğ, e-Belgeleri iki gruba ayırır: iletimini Başkanlığın yaptığı belgeler (e-Fatura ve e-İrsaliye) ve diğerleri. e-Arşiv fatura ikinci gruptadır. e-Arşiv faturalar GİB'e rapor ile bildirilir; GİB bu belgeleri alıcıya iletmez.

Alıcıya iletim ise ayrı bir iştir. Tebliğe göre e-Arşiv fatura, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilir ve alıcıya gönderilen bu şekil belgenin aslı, düzenleyende kalan elektronik hâli ise ikinci nüsha hükmündedir.

Bundan çıkan sonuç nettir:

• e-Faturada zarf durumu alıcı kutusuna teslimi gösterir. 1300 burada anlamlı bir teslim göstergesidir.
• e-Arşiv faturada GİB'e ulaşmış olmak, alıcıya ulaşmış olmak demek değildir. İkisi bağımsız olaylardır.
• e-Arşiv faturada teslim kanıtı, belgenin alıcıya fiilen iletilmesidir. Elektronik iletim yapıyorsanız — tipik olarak alıcıya gönderilen bir bildirim e-postası ve içindeki görüntüleme bağlantısı ile — kanıt, o bağlantının alıcı tarafından açılmasıdır. E-postanın gönderilmiş olması tek başına kanıt değildir; posta kutusuna düşmemiş, istenmeyen klasörüne gitmiş ya da hiç açılmamış olabilir.

Bu yüzden bir e-Arşiv faturası için "GİB'de görünüyor, demek ki müşteri aldı" demek yanlıştır. Müşteri almadığını söylüyorsa, bildirim bağlantısının açılıp açılmadığına bakmanız gerekir.

Müşteri "fatura gelmedi" diyorsa: kontrol sırası

Paniğe kapılmadan şu sırayı izleyin. Çoğu vaka ilk üç adımda çözülür.

1. Belge türünü belirleyin. e-Fatura mı, e-Arşiv mi? Cevap, geri kalan bütün adımları değiştirir. e-Arşiv ise doğrudan 5. adıma geçin.
2. Zarf durumunu okuyun. 1300 ise teslim tamamlanmıştır; sorun büyük olasılıkla alıcının kendi sisteminde ya da muhasebe akışındadır. 1220 ise hâlâ bekliyor olabilir. 1181 ise fatura hiç ulaşmamıştır.
3. 1181 aldıysanız etiketi kontrol edin. Alıcının GİB'deki güncel posta kutusu etiketi ile sizin kaydınızdaki etiket aynı mı? Alıcı entegratör değiştirdiyse eski etiket silinmiştir. Etiket sorgulamanın nasıl yapıldığını e-Fatura mükellef sorgulama yazısında anlattık.
4. Senaryoyu kontrol edin. Alıcı "kabul etmedim, göremiyorum" diyorsa, temel senaryoda alıcının zaten yanıt verme imkânı yoktur — bu bir arıza değildir. Ticari senaryoda ise alıcının kutusunda yanıt bekliyor olabilir.
5. e-Arşiv ise iletimi kontrol edin. Bildirim e-postası doğru adrese gitti mi, bağlantı açıldı mı? Alıcının e-posta adresi firma kartında yanlış ya da eski olabilir. Açılmadıysa belgeyi yeniden iletmeniz gerekir — yeniden fatura kesmeniz değil.
6. Belgenin numarasını ve tarihini teyit edin. Müşteri başka bir belgeyi arıyor olabilir; özellikle aynı gün birden fazla fatura kesildiğinde sık yaşanır.

Yeniden göndermeden önce durun

"Gitmemiş olabilir" düşüncesiyle faturayı yeniden göndermek, çözümden çok sorun üretir:

• İlk zarf hâlâ işlemdeyse yeni zarf 1163 alır ve hiçbir şey ilerlemez.
• Yeni bir numarayla yeni bir fatura kesmek, mükerrer fatura ve numara kaybı anlamına gelir. İptal edilen bir faturanın numarası geri gelmez.
• Yeniden gönderim yalnızca 1215 veya 1230 alındıktan sonra, aynı fatura numarasıyla yapılabilir.

Doğru sıra: önce durum kodunu oku, sonra sebebi düzelt, sonra gönder. 1181 aldıysanız etiketi düzeltmeden yapılan her yeniden gönderim aynı hatayı verir.

SSS

MultiPortal'da nasıl?

MultiPortal'da belge durumları ham kod olarak değil, ne yapılması gerektiğini söyleyen hâliyle gösterilir; zarf durumu ile alıcı yanıtı ayrı ayrı izlenir. Gönderimi tamamlanmamış ya da yanıtı GİB'e ulaşmamış belgeler ayrı panellerde yaşlarıyla birlikte toplanır, böylece "gönderdim sandım" vakaları listede görünür hâle gelir.

İptal edilen belgelerin arşivi silinmez; belgenin XML'i ve geçmişi erişilebilir kalır. İptal ve itiraz akışının tamamını e-Fatura iptal ve itiraz işlemleri yazısında anlattık.

Çözümlerin kapsamını e-Dönüşüm çözümleri sayfasından, paketleri kontör paketleri sayfasından inceleyebilirsiniz.