e-Fatura iptal ve itiraz işlemleri nasıl yapılır?

e-Faturada iptal ve itiraz iki ayrı işlemdir ve hangi yolu kullanacağınızı faturanın senaryosu belirler. Ticari fatura senaryosunda alıcı, faturanın kendisine iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde sistem üzerinden ret uygulama yanıtı verir. Temel fatura ve diğer senaryolarda alıcı sistemden ret veremez; iptal için GİB'in e-Fatura İptal/İtiraz Portalı kullanılır, itiraz ise yalnızca Türk Ticaret Kanunu'nda sayılan harici yollarla (noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzayla KEP) yapılır. Her iki işlemde de süre 8 gündür ve bu sürenin başlangıcı faturanın alıcıya iletildiği tarihtir.

Bu yazıda iptal ile itirazın neden ayrı olduğunu, hangi senaryoda hangi yolun açık olduğunu ve sürelerin nasıl işlediğini anlatıyoruz.

İptal ile itiraz arasındaki fark

Günlük konuşmada ikisi de "faturayı geri almak" diye anlatılır ama hukuken ve sistemde farklı sonuç doğururlar:

• İptal, faturanın hüküm doğurmayacağının taraflar arasında kayda geçirilmesidir. Onaylanan bir iptalde fatura, alıcının ve satıcının kayıtlarından düşer.
• İtiraz, faturanın içeriğine karşı çıkmaktır. Dayanağı Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesinin ikinci fıkrasıdır: faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır.

Bu ayrımın pratik sonucu şu: itirazın kendisi e-Fatura sisteminin içinde yapılmaz. GİB portalı üzerinden yapılan işlem bir bildirimdir; önce Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesinde belirtilen yöntem ve süreler içinde itiraz edilmiş olması, sonra bu itirazın GİB sistemine bildirilmesi gerekir. Portalda "itiraz talebi" oluşturmak, itiraz etmenin yerine geçmez.

Hangi senaryoda hangi yol açık?

GİB'in e-Fatura İptal/İtiraz Portalı bütün senaryolarda aynı şekilde çalışmaz. Kılavuzda belirlenen kapsam şöyledir:

Dikkat edilecek nokta: ticari faturada iptal, portaldan değil sistemin kendi içinden yapılır. Alıcı 8 gün içinde ret uygulama yanıtı gönderir ve fatura bu yanıtla iptal edilmiş olur. Portal, ticari fatura için yalnızca itiraz bildirimi amacıyla kullanılır.

Süreler: 8 gün neyden başlar?

İptal işlemlerinde 8 günlük sürenin tespiti, e-faturanın alıcıya iletilme tarihinden itibaren başlar. Düzenleme tarihinden ya da imzalama tarihinden değil. Bu ayrım önemlidir, çünkü faturayı akşam düzenleyip ertesi gün gönderdiğinizde saat sayacı gönderimle birlikte başlar.

Portal, 8 günü aşan sürelerde ne talep oluşturulmasına ne de bir talebin onaylanmasına izin verir. Yani süreyi kaçırdıysanız ekranda "iptal et" düğmesi bulamazsınız; bu bir arıza değil, kuralın kendisidir.

İtiraz bildiriminin onaylanmasında ise farklı bir süre işler: itirazın faturayı düzenleyen tarafından kabul edilmesi ve bu işlemin faturanın ait olduğu ayı izleyen ayın 15. günü sonuna kadar yapılması gerekir. Bu süre içinde onaylanmazsa fatura alıcının sanal Ba formunda yer almaz, ancak itirazı süresinde onaylamayan satıcının sanal Bs formunda yer almaya devam eder.

Portal üzerinden iptal adım adım

e-Fatura İptal/İtiraz Portalı, GİB'in portal.efatura.gov.tr adresindeki ayrı bir uygulamasıdır; entegratörünüzün ekranı değildir. Kullanabilmek için iki şey gerekir: mali mühür ya da elektronik imza kartı ve GİB'in imzalama aracı. İmzalama aracı, portal kullanıldığı sürece arka planda açık kalmalıdır.

1. Portala mali mühür/e-imza ile girilir. Hem alıcı hem satıcı aynı ekranları kullanır.
2. İşlem sahibi seçilir. Talebi alıcı olarak mı satıcı olarak mı başlattığınızı belirtirsiniz.
3. Fatura kimliği girilir. Faturanın 16 haneli seri numarası ve faturada yazan ödenecek tutar istenir. İkisi birbirini doğrular; tutarı yanlış girerseniz ya da fatura daha önce iptal edilmişse hata alırsınız.
4. Talep imzalanır ve karşı tarafa düşer. Talep, karşı tarafın portal ekranında görünür.
5. Durum takip edilir. Talep onaylanırsa durum "Fatura İptal Edildi" olur ve onay zamanı listeye yansır. Onaylanan iptalde fatura ne alıcının sanal Ba'sında ne satıcının sanal Bs'sinde yer alır.

İptal veya itiraz taleplerinin sistem içinden izlenebilir olmasının bir sebebi var: 2021'den itibaren e-Belgeler Ba ve Bs formlarına dahil edilmiyor, GİB bu analizi e-Belge veri tabanları üzerinden "sanal Ba/Bs" yapısıyla yapıyor. İptal ve itirazların bildirilmemesi, bu analizde sizin aleyhinize bir tutarsızlık olarak kalır.

Harici itiraz: noter, KEP, taahhütlü mektup

Temel fatura ve ticari dışındaki senaryolarda içeriğe itiraz etmek istiyorsanız, 8 gün içinde Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesinin üçüncü fıkrasında sayılan yollardan birini kullanmanız gerekir:

• noter aracılığıyla,
• taahhütlü mektupla,
• telgrafla,
• güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi ile.

Bu yollardan biriyle itiraz ettikten sonra, işlemin ayrıca GİB bilgi işlem sistemine elektronik ortamda bildirilmesi zorunludur. Bildirim yükümlülüğü 526 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Tebliği ile 509 Sıra No.lu tebliğe eklenen bölümden gelir ve 1/5/2021 tarihinden itibaren uygulanır.

Sıradan e-posta, telefon ya da WhatsApp mesajı bu listede yok. Müşterinizle sorunu konuşup çözmeniz elbette mümkün ama bunlar hukuken itiraz sayılmaz; 8 gün dolduğunda içeriği kabul etmiş sayılma sonucunu engellemez.

İptal edilen fatura arşivden silinmez

Uygulamada en çok yanlış beklenen nokta budur. İptal, belgenin hiç düzenlenmemiş olduğu anlamına gelmez:

• Düzenlenmiş ve imzalanmış belge arşivde kalır; saklama ve ibraz yükümlülüğü sürer.
• Faturanın numarası geri gelmez. 16 haneli numara bir kez üretildiğinde o numara kullanılmış sayılır; iptal edilen faturanın numarası yeni bir faturaya verilmez.
• Muhasebe kayıtlarının düzeltilmesi ayrı bir iştir ve mali müşavirinizin sorumluluğundadır.

Bu yüzden iptal, hatalı faturayı "yok etmenin" değil, hatayı kayıt altına almanın yoludur. Numara düzeni, iptal ve sıra atlaması ilişkisini doğru kurmak için faturanın baştan doğru kesilmesi her zaman daha ucuzdur.

8 gün geçtiyse ne yapılır?

Süre dolduğunda sistem içinden iptal ve ret yolu kapanır. Bu noktada düzeltme, karşı yönlü bir belge ile yapılır — tipik olarak iade faturası veya düzeltme amaçlı yeni bir fatura. Hangi yolun doğru olduğu işlemin niteliğine, KDV dönemine ve tarafların durumuna bağlıdır; bu kararı mali müşavirinizle vermeniz gerekir.

Önleyici tarafta yapılabilecek en etkili şey, gelen faturaları günlük takip etmektir. Ticari senaryoda ret hakkınız 8 gün sürer ve bu süre sessizce dolar; kimse size hatırlatma göndermez.

Yanıtınızın GİB'e ulaştığını teyit edin

Gelen bir faturayı reddettiğinizde ya da iptal talebini onayladığınızda işin bittiğini varsaymayın. Uygulamada sık görülen bir durum, ekranda "reddediliyor" ya da "onaylanıyor" yazarken ret yanıtının GİB'e hiç ulaşmamış olmasıdır. Böyle bir belge sizde reddedilmiş görünür, karşı tarafta ise hâlâ yanıt bekler.

Bu yüzden kritik yanıtlarda durumun geçici bir ara durumda (örneğin "işleniyor", "reddediliyor") takılıp kalmadığını kontrol etmek gerekir. Gönderim ve yanıt durumlarının ne anlama geldiğini GİB'de durumu 1300 olan fatura yazısında kod kod açıkladık.

SSS

MultiPortal'da nasıl?

MultiPortal'da gelen faturaları listeden kabul veya ret ile yanıtlarsınız; ret gerekçesi belgeye yazılır ve yanıtın durumu belge üzerinde takip edilir. Bekleyen taslak ve takılı gönderim panelleri, yanıt bekleyen ya da gönderimi tamamlanmamış belgeleri yaşlarıyla birlikte önünüze getirir — süre kaçırmanın en sık sebebi, belgenin listede görünmemesidir.

İptal edilen belgeler arşivden silinmez; belge geçmişi ve XML'i erişilebilir kalır. Çözümlerin kapsamını e-Dönüşüm çözümleri sayfasından inceleyebilirsiniz.