Gelen faturalar: kabul ve red

Kullanım Kılavuzu › e-Fatura & e-Arşiv

Size kesilen e-Faturalar portalda ayrı bir listede toplanır; Ticari senaryolu olanlara faturanın tarihinden itibaren 8 gün içinde kabul ya da red yanıtı verebilirsiniz. Yanıt, faturanın satırındaki İşlemler menüsünden iki tıkla verilir ve geri alınamaz.

e-Fatura düzeninde çoğu işletme gönderim tarafına odaklanır, oysa gelen tarafı ihmal etmek daha pahalıya gelir: yanıtsız bırakılan bir Ticari fatura süre dolduğunda kabul edilmiş sayılır. Bu rehber gelen faturaları nerede göreceğinizi, yanıtı nasıl vereceğinizi ve hangi faturaya yanıt veremeyeceğinizi anlatır.

Gelen faturalar nerede?

Size kesilen e-Faturalar e-Fatura & e-Arşiv › e-Fatura › Gelen Fatura sayfasında listelenir. Sayfada tarih aralığı ve süzgeçler bulunur; belirli bir ayı, belirli bir göndericiyi ya da yanıt bekleyen belgeleri daraltarak bulabilirsiniz.

Belge hacmi yüksek firmalarda alışkanlık şöyle oturuyor: ayın başında geçen ayın tamamını süzüp muhasebeye aktarmak, haftada bir de yanıt bekleyen Ticari faturaları gözden geçirmek. Sekiz günlük süre, haftalık bir kontrolü zorunlu kılar.

Kabul ya da red nasıl verilir?

Yanıt yalnızca Ticari senaryolu faturalara verilebilir. Temel faturalarda sistem üzerinden yanıt hakkı yoktur; portal bu durumda menüde yanıt seçeneği yerine Kabul / Ret yok bilgisini gösterir, böylece "düğme neden çalışmıyor?" diye aramanıza gerek kalmaz.

1. Faturanın satırındaki İşlemler menüsünü açın.
2. Kabul et ya da Reddet'i seçin. Menüde yanıt için kaç gün kaldığı da yazar — süre takibi için ayrıca not tutmanız gerekmez.
3. Onay penceresinde işlemi doğrulayın.

Reddetmek mi, kabul edip düzeltme istemek mi?

İkisi de geçerli yoldur ama sonuçları farklıdır. Red, faturanın muhasebeleştirilmemesi gereken bir durumda — malın hiç teslim alınmaması, yanlış firmaya kesilmiş olması gibi — doğru tercihtir. Tutarda ya da kalemde düzeltilebilir bir hata varsa karşı tarafın iade faturası ya da düzeltme faturası kesmesi daha hızlı ilerler; red kaydı iki tarafın da raporlarında kalıcı iz bırakır.

Karar verirken şu soruyu sormak işe yarıyor: bu belgeyi hiç almamış olmam mı gerekiyor, yoksa aldığım belge düzeltilmeli mi? İlki red, ikincisi düzeltmedir.

Verdiğim yanıtı sonradan nasıl görürüm?

Yanıt verdiğiniz faturalarda durum listede açıkça yazar: KABUL edildi ya da REDDEDİLDİ. Muhasebeye aktarım yaparken hangi faturanın reddedildiğini karıştırmazsınız — pratikte en çok işe yarayan ayrıntı budur, çünkü reddedilmiş bir faturanın kaydının yapılması sonradan düzeltilmesi zor bir hataya dönüşür.

Süre dolduktan sonra yanıt verilemez. Bu durumda fatura, Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesindeki sekiz günlük kural gereği içeriği kabul edilmiş sayılır; itirazınız varsa artık sistem dışı yollardan yürütmeniz gerekir.

Gelen irsaliyeler

Size gelen e-İrsaliyeler e-İrsaliye › Gelen İrsaliye sayfasındadır. İrsaliyeye de aynı mantıkla, satırdaki İşlemler menüsünden yanıt verebilirsiniz. Mal kabulünde eksik ya da hasarlı teslim varsa irsaliye yanıtı, sonradan çıkacak tartışmalarda en net kayıttır.

Üç sık karşılaşılan durum

Bu durumların hiçbiri sizin tarafınızdaki bir hatadan kaynaklanmak zorunda değil; çoğu gönderen tarafın senaryo ya da alıcı seçimiyle ilgilidir. Takıldığınız bir belge olursa portal içinden destek talebi açabilirsiniz; destek ekibi 09:00 – 18:00 arasında çalışır.