Adım adım fatura kesme

Kullanım Kılavuzu › e-Fatura & e-Arşiv

Bir e-Fatura kesmek beş adımdan oluşur ve hepsi tek ekranda tamamlanır: alıcıyı seçin, fatura bilgilerini kontrol edin, kalemleri ekleyin, toplamları doğrulayın, taslağı oluşturup GİB'e gönderin. Alışkanlık oturduğunda tek bir fatura bir iki dakikada çıkar.

Aşağıda her adımda hangi alanın ne işe yaradığını, hangi seçimin sonradan sorun çıkardığını ve neyi sisteme bırakmanın daha güvenli olduğunu anlatıyoruz. Portalda ekran yolu şudur: e-Fatura & e-Arşiv › Fatura Oluştur.

1. Alıcıyı seçin

Kayıt Adı kutusuna alıcının unvanını ya da adını yazmaya başlayın. Daha önce fatura kestiğiniz alıcılar listede çıkar; birini seçtiğinizde VKN/TCKN, vergi dairesi ve adres bilgileri kendiliğinden dolar. Yeni bir alıcıysa adını yazıp Düzenle ile bilgilerini tamamlarsınız; kaydettiğinizde bir dahaki sefere hazır gelir.

Alıcıyı listeden seçmenin asıl faydası hız değil, yazım hatasını ortadan kaldırmak. VKN'de tek hane yanlış yazıldığında fatura ya hiç gitmez ya da yanlış firmaya düşer; her ikisi de düzeltmesi zahmetli durumlardır.

2. Fatura bilgilerini kontrol edin

Alıcı seçildikten sonra ekranın fatura bilgileri bölümü dolu gelir. Kontrol etmeniz gereken alanlar:

Fatura numarasını elle yazmak ilk bakışta zararsız görünür ama pratikte en çok soruna yol açan tercihtir. Numara, seri öneki ve yıl bilgisini içeren sıralı bir yapıdadır; sıra atlandığında ya da aynı numara iki kez kullanıldığında belge GİB tarafından reddedilir ve geriye dönük düzeltmesi zahmetlidir. Sistemin verdiği numara bu sırayı korur.

Sipariş, irsaliye, ödeme bilgisi, fatura notu ya da farklı para birimi gerekiyorsa alttaki + … Bilgisi düğmeleriyle ilgili bölümü açarsınız. Kullanmadığınız bölümler kapalı kalır, ekranı kalabalıklaştırmaz — bu yüzden form ilk açıldığında kısa görünür.

3. Kalemleri ekleyin

Mal / Hizmet Bilgileri bölümünde her satır için ad, miktar, birim, birim fiyat ve KDV oranını girip Ekle'ye basın (ya da Enter). Kayıtlı ürünlerinizden birinin adını yazmaya başladığınızda fiyatı ve KDV oranı kendiliğinden gelir; sürekli aynı ürünleri satıyorsanız kataloğu bir kez doldurmak her faturada vakit kazandırır.

Satır listesinde çalışırken işinize yarayacak ayrıntılar:

• Satırdaki kalem simgesiyle kalemi düzeltir, çöp kutusu simgesiyle silersiniz.
• Tutar alanına doğrudan tutar da yazabilirsiniz; birim fiyatı sistem geriye doğru hesaplar (6 haneye kadar). Pazarlıkla belirlenen toplam tutarlarda bu yol birim fiyat kuruş farklarını ortadan kaldırır.
• Fiyatlarınız KDV dahilse KDV Dahil kutusunu işaretleyin; matrah ve KDV ayrıştırmasını sistem yapar.
• Birimi doğru seçin (adet, kg, metre, saat…). Birim kodu belgenin içine yazılır ve alıcının muhasebe kaydında görünür.

4. Toplamları kontrol edin

Toplamlar bölümünde ara toplam, KDV ve ödenecek tutarı görürsünüz. Burada iki ihtiyaç sık çıkar: bütün faturaya dip iskonto uygulamak ve ödenecek tutarı kuruş farkı için düzeltmek. İkisi de portalda ayrı bir alandan yapılır; kalem fiyatlarını kurcalamanız gerekmez.

Göndermeden önce bu bölüme bir kez bakmak iyi bir alışkanlıktır: yanlış girilmiş bir miktar ya da fazladan eklenmiş bir kalem, toplamda hemen göze çarpar.

5. Taslağı oluşturun ve gönderin

Sayfanın altındaki Önizleme / Taslak Oluştur düğmesine basın. Faturanın görüntüsü açılır; unvan, adres, kalemler ve toplamlar beklediğiniz gibiyse taslak kaydedilir.

Ardından e-Fatura & e-Arşiv › Taslaklar sayfasına geçip faturanın satırındaki İşlemler › GİB'e gönder ile gönderimi tamamlarsınız. Aynı menüden taslağı düzenleyebilir, silebilir, görüntüleyebilir ya da indirebilirsiniz.

Gönderdiğiniz fatura Gönderilen Fatura listesine geçer; e-Arşiv ise Gönderilen e-Arşiv listesinde yer alır. Taslak hâlindeyken ikisi tek bir listede durur ve Senaryo / Tip sütunu hangisi olduğunu gösterir.

Gönderdikten sonra ne olur?

"Gönderdim" demek "alıcıya ulaştı" demek değildir. Belge GİB sistemine iletildikten sonra bir durum döner: zarf kabul edilmiş olabilir, reddedilmiş olabilir ya da alıcının kutusuna düşmeyi bekliyor olabilir. Bu yüzden gönderim sonrası durumun listede teyit edilmesi e-Fatura düzeninde en çok ihmal edilen adımdır.

Ticari senaryoda alıcı faturayı kabul ya da reddedebilir; bu yanıtların nasıl okunduğunu gelen faturalar: kabul ve red rehberinde anlattık. Göndermiş olduğunuz bir faturayı geri almanız gerekirse yol belge türüne göre değişir: fatura iptali ve iade.

Sık yapılan dört hata

1. Fatura numarasını elle yazmak. Sıra atlaması ve mükerrer numara sorunlarının neredeyse tamamı buradan doğar.
2. Senaryoyu gereksiz yere değiştirmek. Sistemin alıcıya bakarak önerdiği senaryo doğrudur; elle değiştirdiğinizde sistem seçiminizi geri almaz.
3. KDV dahil fiyatı KDV hariç alana yazmak. Toplamlar bölümüne bakmadan göndermek bu hatayı görünmez kılar.
4. Önizlemeyi atlamak. Yanlış adres ya da eksik künye bilgisi en kolay burada yakalanır.