Mükellef sorgulama ve GİB listesi

Kullanım Kılavuzu › Kayıtlar ve Ayarlar

Karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığını bilmek, doğru belge türünü seçmenin anahtarıdır. MultiPortal'da bu bilgiyi VKN ya da TCKN ile saniyeler içinde sorgularsınız: Diğer › Mükellef Sorgula. Sonuçta unvan, mükellef türü, e-Fatura ve e-İrsaliye kaydı ile GİB etiketleri döner.

Bu sorgu küçük bir ekran ama günlük işte en çok dokunulan yerlerden biri. Sebebi şu: e-Fatura mı e-Arşiv mi keseceğinizi alıcının kaydı belirler, mükellef listesi ise sürekli değişir. Bugün e-Arşiv kestiğiniz bir müşteri üç ay sonra e-Fatura mükellefi olabilir.

Mükellef Sorgula nasıl kullanılır?

1. Diğer › Mükellef Sorgula sayfasını açın.
2. VKN (10 hane) ya da TCKN (11 hane) yazıp Sorgula'ya basın.
3. Sonucu okuyun.

Dönen bilgiler ve ne işe yaradıkları:

GİB etiketi nedir, neden önemli?

Etiket, bir mükellefin e-Fatura sistemindeki posta adresi gibidir. Bir firmanın birden fazla etiketi olabilir ve belge, gönderilirken bu etiketlerden birine yönlendirilir. Etiket yanlışsa belge GİB'e ulaşsa bile alıcının göreceği kutuya düşmez.

Pratikte bu, "faturayı gönderdim ama müşteri görmüyor" şikâyetinin en yaygın teknik sebebidir. Özellikle entegratör değiştiren firmalarda eski etiket bir süre sistemde görünmeye devam edebilir. Bu yüzden uzun süredir fatura kesmediğiniz bir müşteriye yeniden belge göndermeden önce bir kez sorgulamak işe yarar.

GİB kullanıcı listesi

Tek bir numarayı sorgulamak yerine kayıtlı kullanıcılar arasında arama yapmak isterseniz iki liste ekranı var:

• e-Fatura & e-Arşiv › GİB Kullanıcı Listesi — e-Fatura'ya kayıtlı kullanıcılar.
• e-İrsaliye › GİB Kullanıcı Listesi — e-İrsaliye'ye kayıtlı kullanıcılar.

VKN'yi bilmediğiniz, yalnızca unvanını hatırladığınız bir firmayı burada arayabilirsiniz. Yeni bir müşteriyle çalışmaya başlarken ya da teklif hazırlarken bu listeler, karşı tarafın e-dönüşüm durumunu baştan görmenizi sağlar.

Sorgu ne zaman işe yarar?

1. Yeni müşteri kaydı açarken. Unvan ve vergi dairesi bilgisi sorgudan gelir; elle yazmaya gerek kalmaz.
2. Belge türünden emin olmadığınızda. e-Fatura mı e-Arşiv mi sorusunun cevabı burada.
3. "Fatura gitmedi" şikâyetinde. İlk bakılacak yer alıcının kaydı ve etiketidir.
4. Uzun aradan sonra fatura keserken. Müşteri bu arada e-Fatura mükellefi olmuş olabilir.
5. Sevkiyat planlarken. Alıcının e-İrsaliye kaydını önceden görmek sevk gününde sürpriz yaşatmaz.

TCKN ile sorgulama

Şahıs işletmeleri ve bireysel müşteriler için 11 haneli TCKN kullanılır. Bireysel bir müşteriye fatura keserken bu sorgu çoğunlukla "kayıtlı değil" sonucunu verir ve bu normaldir: nihai tüketiciler e-Fatura mükellefi olmaz, onlara e-Arşiv fatura düzenlenir. Sorgunun amacı burada kaydı bulmak değil, şahıs işletmesi olarak e-Fatura mükellefi olup olmadığını ayırt etmektir.