e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Kullanım Kılavuzu › e-Fatura & e-Arşiv

Kısa cevap: alıcı GİB'de e-Fatura mükellefi olarak kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesilir. Karar size değil, alıcınıza bağlıdır — ve bunu aklınızda tutmanız gerekmez: MultiPortal'da alıcıyı seçtiğiniz anda portal kontrolü yapar ve doğru senaryoyu getirir.

Yine de ne olduğunu bilmek işinize yarar, çünkü iki belge türü arasındaki fark iletim kanalında, alıcının yanıt hakkında ve iptal yolunda kendini gösterir. Aşağıda kararın nasıl verildiğini, Temel ile Ticari fatura arasındaki farkı ve bir alıcının durumunu nasıl sorgulayacağınızı anlatıyoruz.

Sistem kararı nasıl veriyor?

Fatura oluşturma ekranında alıcının VKN veya TCKN'si girildiğinde portal, GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesine bakar:

• Alıcı listede varsa senaryo e-Fatura olur (Temel ya da Ticari).
• Alıcı listede yoksa — şahıslar, nihai tüketiciler, e-Fatura'ya geçmemiş firmalar — senaryo e-Arşiv Fatura olur.
• Alıcı bir kamu kurumuysa Kamu senaryosu önerilir.

Senaryoyu elle değiştirebilirsiniz ve sistem sizin seçiminizi kendiliğinden geri almaz. Bu esneklik bilinçli durumlar için vardır; gündelik kullanımda önerilen senaryoyu bozmamak en güvenlisidir.

Temel mi, Ticari mi?

İkisi de e-Faturadır; aralarındaki tek fark alıcının yanıt hakkıdır.

Senaryo seçimi itiraz hakkını ortadan kaldırmaz; yalnızca itirazın hangi kanaldan yapılacağını değiştirir. Temel senaryoyla kesilen bir faturaya alıcı sistemden ret veremez, itirazını başka yollarla bildirmek zorunda kalır. Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesi uyarınca faturayı alan taraf, içeriğine aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır.

Ticari faturada verilen yanıt geri alınamaz ve kabul/red kararı muhasebe kaydını doğrudan etkiler. Yanıtların nasıl verildiğini ve nasıl okunduğunu gelen faturalar: kabul ve red rehberinde anlattık.

İki belge türü başka nelerde ayrılır?

İptal farkı pratikte en çok hissedilen ayrımdır: e-Arşiv faturayı süresi içinde kendiniz iptal edersiniz, e-Fatura için iade faturası ya da karşı tarafın reddi gerekir. Ayrıntısı: fatura iptali ve iade.

Bir alıcının durumunu nasıl öğrenirim?

Portal faturayı keserken bu kontrolü kendisi yapar, ama bir müşterinin durumunu önceden bilmek isterseniz iki yol var:

• Diğer › Mükellef Sorgula — VKN (10 hane) ya da TCKN (11 hane) yazıp sorgularsınız. Unvan, mükellef türü, e-Fatura ve e-İrsaliye kaydı ile GİB etiketleri döner. Ayrıntısı: mükellef sorgulama ve GİB listesi.
• e-Fatura & e-Arşiv › GİB Kullanıcı Listesi — e-Fatura'ya kayıtlı kullanıcılar arasında arama yaparsınız.

Teklif hazırlarken ya da yeni bir müşteriyle çalışmaya başlarken bu sorguyu bir kez yapmak, sonradan "fatura gitmedi" telaşını baştan önler.

Taslakta ikisi nasıl ayırt edilir?

Gönderilen belgeler menüde ayrı listelenir: e-Arşiv faturalar Gönderilen e-Arşiv, e-Faturalar Gönderilen Fatura listesindedir. Taslak hâlindeyken ise hepsi tek bir Taslaklar listesinde durur; Senaryo / Tip sütunu hangisinin hangisi olduğunu gösterir. Toplu çalışırken bu sütunu açık tutmak karışıklığı önler.

Sıkça sorulan sorular