e-İrsaliye oluşturma

Kullanım Kılavuzu › e-İrsaliye

e-İrsaliye, malın sevkiyatını belgeleyen sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir ve mal yola çıkmadan önce düzenlenmesi gerekir. Portalda beş adımda hazırlanır: tarihler, alıcı bilgileri, araç ve şoför, irsaliye satırları, taslak ve gönderim. Ekran yolu: e-İrsaliye › İrsaliye Oluştur.

İrsaliyede faturadan farklı olarak taşıma bilgisi belirleyicidir: hangi araçla, kim tarafından, nereye sevk edildiği belgenin içinde taşınır. Yol denetiminde sorulan da budur. Aşağıda her adımı ve hangi alanın zorunlu olduğunu anlatıyoruz.

1. Tarihler

İrsaliye Tarihi ve Saati ile Fiili Sevk Tarihi bugünün tarihiyle gelir. Sevk başka bir gün yapılacaksa fiili sevk tarihini değiştirirsiniz. Bu iki tarihin ayrı tutulması işe yarar: irsaliyeyi akşam hazırlayıp malı sabah yola çıkarabilirsiniz.

2. Alıcı bilgileri

VKN veya TCKN'yi yazıp Sorgula'ya basın; unvan ve vergi dairesi bilgileri gelir. İl, ilçe ve posta kodu zorunludur — irsaliyede teslim adresi belgenin asli unsurudur, eksik bırakıldığında gönderim tamamlanmaz.

Malı alıcının merkez adresinden başka bir yere (şube, depo, inşaat sahası) teslim edecekseniz Teslimat Adres Bilgileri bölümündeki kutunun işaretini kaldırıp teslimat adresini ayrıca girersiniz. Bu ayrım toptan satış ve inşaat sektöründe sık gerekir.

3. Araç ve şoför

Kendi aracınızla sevk ediyorsanız araç plakası ile şoförün adı ve soyadı zorunludur. Dorse/römork plakası ve Teslim Eden kişi bilgisi isteğe bağlıdır.

Kargo ya da nakliye firmasıyla sevk ediyorsanız taşıyıcı bilgileri bu bölümden girilir. Aynı sevkiyatta birden fazla araç kullanıldığında her araç için ayrı irsaliye düzenlenmesi gerekir — tek belge iki plakayı taşımaz.

4. İrsaliye satırları

Her satırda ürün adı, miktar ve birimi girin; birim fiyat isteğe bağlıdır. Yeni satır için Satır Ekle'ye basarsınız. Kayıtlı ürünleriniz varsa adını yazmaya başladığınızda önerilir.

Birim fiyatın isteğe bağlı olması önemli bir kolaylık: irsaliye bir sevk belgesidir, bedel belgelemek zorunda değildir. Fiyat bilgisinin müşterinin deposunda görünmesini istemiyorsanız boş bırakabilirsiniz.

Miktar ve birimin doğru girilmesi ise kritiktir; mal kabulünde sayılan miktarla irsaliyedeki miktar karşılaştırılır ve fark varsa alıcı irsaliyeye yanıt verebilir.

5. Taslak ve gönderim

Gerekiyorsa İrsaliye Notu ekleyin — sevkiyata dair açıklamalar (teslim saati, kapı numarası, ilgili kişi) buraya yazılır. Alıcıyı kayıtlı alıcılarıma ekle kutusu işaretliyse alıcı bir dahaki sefere hazır gelir; düzenli çalıştığınız müşterilerde bu kutuyu işaretli bırakmak her irsaliyede birkaç dakika kazandırır.

Ardından Taslak İrsaliye Oluştur'a basın ve e-İrsaliye › Taslaklar sayfasında İşlemler › GİB'e gönder ile gönderimi tamamlayın. Taslak GİB'e gitmez; göndermeden önce istediğiniz kadar düzenleyebilirsiniz.

Gönderdiğim irsaliyeleri nerede görürüm?

Gönderilmiş bir irsaliyeyi geri almanız gerekirse satırdaki İşlemler › İrsaliyeyi iptal et seçeneği bulunur. Ayrıntısı: fatura iptali ve iade.

Çok sayıda irsaliye kesiyorsanız

Günde onlarca sevkiyat yapan firmalar için portalda Toplu Belge Oluştur bölümü var; belgeleri tek tek açmak yerine bir listeden toplu hazırlayabilirsiniz. Düzenli aynı müşterilere sevk yapıyorsanız kayıtlı alıcılar ve mal/hizmet kataloğunu bir kez doldurmak da süreyi belirgin biçimde kısaltır.

Dikkat edilecek üç nokta

1. Mal yola çıkmadan düzenleyin. e-İrsaliyenin amacı sevkiyatı anında belgelemektir; sonradan düzenlenen irsaliye bu işlevi karşılamaz.
2. Plaka ve şoför bilgisini atlamayın. Kendi aracınızla sevkte ikisi de zorunludur ve yol denetiminde sorulan ilk bilgilerdir.
3. Teslim adresini ayrı girin. Mal farklı bir adrese gidiyorsa merkez adresi bırakmak sonradan teslim tartışmasına yol açar.