e-Fatura maliyeti: entegratör fiyatları nasıl hesaplanır?

e-Fatura maliyeti üç kalemden oluşur: entegratörden aldığınız kontör paketi, mali mühür veya e-imza sertifikası ve varsa kurulum ücreti. Bunların içinde yıl boyunca tekrarlayan tek kalem kontör paketidir; mali mühür birkaç yıllık bir sertifikadır ve kurulum tek seferliktir. MultiPortal'da kurulum ücretsizdir ve portal kullanımı paketin içinde gelir, yani aylık yazılım bedeli diye ayrı bir kalem yoktur.

Bu yazıda kalemleri tek tek açıyor, güncel liste fiyatlarımızı KDV hariç ve KDV dahil olarak veriyor, belge başına maliyetin hacimle nasıl düştüğünü hesaplıyor ve "hangi paketi almalıyım" sorusunu somut bir yöntemle yanıtlıyoruz.

Maliyeti oluşturan kalemler

1. Kontör paketi — tek tekrarlayan kalem

Kontör, bir e-belgenin karşılığıdır. Entegratörler hizmeti belge adedi üzerinden satar; siz bir paket alırsınız, her belge o paketten düşer. Bu, maliyetin hacme bağlı olan ve her yıl tekrarlayan kısmıdır.

2. Mali mühür veya e-imza — geçişin ön şartı

e-Belgeyi imzalamadan gönderemezsiniz. Tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler nitelikli elektronik imza kullanır. Bu sertifika entegratörden değil, yetkili sertifika sağlayıcısından alınır ve belirli bir süre için geçerlidir; yani yıllık değil, sertifika süresi dolunca yenilenen bir kalemdir. Sertifika fiyatları kampanyalara göre sık değiştiği için burada rakam vermiyoruz — güncel fiyat için eimzaci.com'a bakabilirsiniz.

3. Kurulum ve aylık kullanım — teklif alırken mutlaka sorun

Bazı sağlayıcılar kontör paketinin yanına kurulum ücreti, aylık portal kullanım bedeli ya da yıllık lisans bedeli ekler. Bu kalemler fiyat listelerinde genellikle görünmez. MultiPortal'da kurulum ücretsizdir ve portal kullanımı kontör paketine dahildir. Teklifleri karşılaştırırken "paket fiyatı" yerine "bir yılda ödeyeceğim toplam" üzerinden karşılaştırmanız gerekir.

Kontör mantığı: en çok yanlış hesaplanan yer

Paket seçerken yapılan en yaygın hata, yalnızca kestiğiniz fatura sayısını saymaktır. İki kuralı bilmeniz gerekir:

• Gelen belgeler de kontör tüketir. e-Fatura iki yönlü bir sistemdir: tedarikçilerinizin size gönderdiği faturalar da hesabınıza düşer, sistemde işlenir ve arşivlenir. 20 fatura kesip 15 fatura alıyorsanız aylık kullanımınız 20 değil 35'tir.
• Paket yıllıktır, adet değil dönemli bir haktır. 12 aylık dönem boyunca yaptığınız kullanım o paketten düşer. Bu yüzden hesabı aylık değil, yıllık belge adedi üzerinden yapmak gerekir.

Kontör birimi belge adedidir; belgenin tutarı, kalem sayısı ya da türü (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM) birim sayısını değiştirmez. Belge türlerinin tamamını e-Dönüşüm çözümleri sayfasında listeledik.

Güncel kontör paketi fiyatları

Aşağıdaki tablo MultiPortal'ın yürürlükteki liste fiyatlarını gösterir. Fiyatlar KDV hariç belirlenir; ödeme sırasında %20 KDV eklenir. İkisini de veriyoruz, çünkü bütçe planında ödeyeceğiniz tutar KDV dahil olandır.

Her paket yıllıkdır ve portal kullanımını içerir. Paketlerin güncel halini kontör paketleri sayfasından da görebilirsiniz.

Belge başına maliyet: hacimle ne kadar düşüyor?

Paket fiyatını kontör adedine bölünce asıl soruya ulaşırsınız: bir faturayı göndermek bana kaça geliyor?

Kâğıt faturayla karşılaştırma

e-Faturanın maliyetini kâğıtla karşılaştırırken dikkat edilmesi gereken şey, kâğıt tarafında maliyetin tek bir faturaya yazılmamış olmasıdır. Kâğıt süreçte şu kalemler vardır ve hiçbiri fatura bedelinde görünmez:

• Matbaada basılan fatura cildi ve nüsha sayısı
• Yazıcı, toner veya kartuş ve bakım
• Zarf, posta ya da kargo — her gönderim için ayrı
• Kaybolan veya ulaşmayan nüshanın yeniden basılması ve yeniden gönderilmesi
• Fiziksel arşiv: dosya, klasör, dolap ve bunların kapladığı alan
• Belgeyi muhasebeye elden ulaştırmak için harcanan zaman
• Arşivde bulunamayan belge yüzünden doğan gider ve indirim riski

e-Fatura tarafında bu listenin tamamı tek bir kaleme iner: kontör. Belge basılmaz, zarflanmaz, kargolanmaz; arşivi sistemde durur ve aranabilir. Bu yüzden iki tarafı karşılaştırırken "fatura başına kâğıt maliyeti" yerine yukarıdaki kalemlerin yıllık toplamını kendi rakamlarınızla çıkarmanız gerekir — bu rakamlar her firmada farklıdır, o yüzden burada tahmini bir tutar yazmıyoruz.

Hangi paketi seçmeliyim? Üç adımlık hesap

1. Yıllık belge adedinizi bulun

Aylık giden belge sayınızı ve aylık gelen fatura sayınızı toplayın, 12 ile çarpın. Gelen faturaları bilmiyorsanız muhasebenizden son üç ayın alış fatura adedini isteyin; ortalaması yeterince iyi bir tahmindir.

Örnek: ayda 20 fatura kesen ve 15 fatura alan bir firma → (20 + 15) × 12 = 420 belge/yıl. Bu firma için 500 kontörlük paket doğru paket olur; 250'lik paket yılın ortasında biter.

2. Mevsimselliği ve büyümeyi ekleyin

Yıl içinde yoğunlaşan bir işiniz varsa (inşaat, tarım, turizm, yıl sonu kampanyaları) ortalamaya göre hesaplamak yanıltır. Son 12 ayın en yoğun üç ayını alıp onu da kontrol edin. Yeni müşteri ya da yeni şube planı varsa bir üst pakete bakmak mantıklıdır.

3. Belge türlerini unutmayın

Yalnız e-Fatura değil; e-Arşiv faturaları, e-İrsaliye, serbest meslek makbuzu ve müstahsil makbuzu da belge adedine girer. e-Arşiv zorunluluğu kapsamındaysanız perakende satış hacminiz e-Fatura adedinizden çok daha yüksek olabilir — iki belge türü arasındaki farkı e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark yazısında anlattık.

Teklif alırken soracağınız altı soru

1. Kurulum ücreti var mı, bir kerelik mi?
2. Paket dışında aylık ya da yıllık kullanım/lisans bedeli var mı?
3. Gelen belgeler de kontör tüketiyor mu? (Çoğu sağlayıcıda tüketir, ama teklifte yazmaz.)
4. Paket süresi ne kadar ve süre içinde kullanım nasıl düşüyor?
5. Fiyatlar KDV hariç mi? Ödenecek toplam ne?
6. Ek belge türü (e-İrsaliye, e-SMM) eklemek fiyatı değiştiriyor mu?

SSS

MultiPortal'da nasıl?

MultiPortal'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu ve e-Müstahsil Makbuzu aynı hesaptan düzenlenir ve hepsi aynı kontör paketinden düşer. Portal kullanımı pakete dahildir, kurulum ücretsizdir. Kontör bakiyenizi ve kullanım geçmişinizi portaldaki Kontör İşlemleri ekranından görür, paket yenilemesini karttan yapabilirsiniz.

Paketleri kontör paketleri sayfasından inceleyebilir, kendi belge adedinize uygun paketi birlikte belirlemek için iletişim sayfasından bize yazabilirsiniz.