Geçmiş yılların e-defter dosyalarını nasıl toparlarsınız?
Arşivi toparlamanın ilk adımı dosyaları hemen yüklemek değil, hangi firmada hangi dönemin elinizde olduğunu listelemektir. Firma, yıl, ay, dosya türü ve dosyanın bulunduğu yerden oluşan küçük bir envanter hazırlayın. Eksik veya içeriği belirsiz kayıtları mali müşavirinizle netleştirdikten sonra saklama alanına geçin.
Önce tek bir firma ve tek bir yıl seçin
Bürodaki tüm dosyaları aynı anda taşımaya çalışmak, yanlış firmaya ait dosyanın karışmasını kolaylaştırır. Önce bir firmanın bir yıllık klasörünü inceleyin. Dosyaların orijinallerini koruyun; adlarını topluca değiştirmeyin ve içeriklerini düzenlemeyin. Kaynak bilgisayar veya diskteki dosyaları silmeden bir çalışma listesi çıkarın.
Envanterde hangi alanlar olmalı?
- Firmanın büro içindeki tanımlayıcı adı.
- İlgili hesap yılı ve dönem.
- Dosya adı, uzantısı ve boyutu.
- Dosyanın kaynağı ve sorumlu kişi.
- Dosya setinin müşavir tarafından kontrol durumu.
Bu listeye müşteri parolası, PIN veya e-Devlet bilgisi yazmayın. Dosya isimlerinde kişisel ya da ticari bilgi bulunabileceğinden envanteri herkese açık bağlantıyla paylaşmayın.
PDF görünümü ile arşiv dosyasını ayırın
Elinizde bir beratın PDF görünümünün olması, ilgili elektronik dosya setinin de bulunduğunu göstermez. XML ve ZIP dosyalarını, bunların hangi döneme ait olduğunu ve ilgili beratlarla eşleşmesini kontrol ettirin. Dosyanın yalnızca açılabilmesi, bütünlüğünün ve dönem setinin eksiksiz olduğunun kanıtı değildir.
Eksik ayı bulunca ne yapmalısınız?
Eksik dönemin dosyasını üreten programı ve o dönemden sorumlu kişiyi belirleyin. Rastgele bir PDF'i yeniden adlandırarak boşluğu doldurmayın. Dosyanın bulunamadığını kayda alın; yeniden üretim veya resmi işlem gerekip gerekmediğini ilgili müşavir ve yazılım desteğiyle değerlendirin.
Saklama alanına geçiş
Toplam dosya boyutunu listeleyip yükleme öncesi kapasiteyi kontrol edin. Multi Portal kullanıcıları için ilk yüklemeyle başlayan 30 günlük denemede 250 MB'a kadar e-defter saklama ücretsizdir; üzeri kapasite ücretlidir. Dosyaları yüklemeden önce hesabınıza uygulanacak kapsamı ve kapasite koşullarını inceleyin. Saklama hizmeti defter üretimi veya GİB'e gönderim işleminin yerine geçmez.
Sık sorulanlar
Tüm yılları tek ZIP dosyasına koymalı mıyım?
Önce firma ve dönem ayrımını netleştirin. Yükleme ekranının kabul ettiği dosya ve klasör düzenini izleyin; farklı firmaları aynı pakete karıştırmayın.
Arşiv listesi hazırlamak saklama işlemini tamamlar mı?
Hayır. Envanter hazırlık adımıdır. Dosyanın doğru hesaba yüklenmesi, erişimin kontrolü ve yükümlülüklerin ayrıca değerlendirilmesi gerekir.
E-defter saklama kapsamını inceleyin; dosyalarınız hazırsa mevcut portal hesabınızdan saklama alanınızı kontrol edin.