Mali Müşavir Değişiminde Geçmiş e-Defter Arşivi Nasıl Korunur?
Mali müşavir değiştiğinde geçmiş yılların dosyalarının yeni çalışma düzeninde de bulunabilir olması gerekir. Yalnız yeni dönem işlerini başlatmak eski arşivin devrini tamamlamaz. İşletme yetkilisi, dosya konumu, dönem kapsamı ve erişim sorumluluğunu ayrı bir arşiv devir kaydında netleştirsin.
Üç tarafın görevini somutlaştırın
- İşletme yetkilisi: Dosyaların hangi yetkili alıcıya ve hangi kanaldan teslim edileceğini netleştirir.
- Dosyayı elinde bulunduran kaynak: Mevcut setleri ve açık eksikleri bildirir.
- Devralan sorumlu: Gelen setin firma/dönem kapsamını ve erişimini kontrol eder.
Bu görev listesi tarafların sözleşmesel veya hukuki sorumluluklarını belirleyen bir belge değildir. Devir kapsamını ve yetkileri ilgili taraflarla ayrıca netleştirin.
İlk görüşmede sorulacaklar
- Hangi hesap yılları ve dönemler mevcut?
- Elektronik defter ve ilgili beratların asılları hangi kaynakta bulunuyor?
- Eksik, kontrol bekleyen veya kaynağı belirsiz set var mı?
- Arşiv portalı varsa hesabın sahibi ve yetkili yöneticisi kim?
- Yeni sorumlunun dosyalara erişimini kim, ne zaman kontrol edecek?
Dosya devri ile oturum devrini ayırın
Eski müşavirin parolasını veya açık oturumunu istemek dosya tesliminin yerine geçmez. PIN, e-Devlet şifresi ve tek kullanımlık kodları paylaşmayın. Yetkili kişi mevcut uygulamanın gerçek hesap ve izin seçeneklerini inceleyip uygun erişim düzenini belirlesin. Bu rehber hiçbir platformda otomatik müşavir devri özelliği vaat etmez.
Arşiv sürekliliğini kontrol edin
Devirden önce beklenen dönem listesini çıkarın. Dosyalar geldiğinde yalnız “teslim alındı” kaydıyla yetinmeyin; teslim alma kontrolünü yapın. Açık eksikler için sorumlu ve sonraki adım yazın. Kapsam netleşmeden eski kaynağı kullanım dışı bırakma kararı vermeyin.
GİB düzenlemesinde üçüncü kişide muhafaza, mükellefin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Arşiv hizmetini bu sorumluluğun otomatik devri olarak değerlendirmeyin.
Sık sorulanlar
Yeni müşavir geçmiş bütün dosyaları otomatik görebilir mi?
Varsaymayın. Dosya konumu, hesap yapısı ve yetkili erişim ayrıca kontrol edilmelidir.
Devir listesi geçmiş işlemlerin doğruluğunu kanıtlar mı?
Hayır. Liste teslim ve açık işleri izler; muhasebe veya resmi işlem doğrulamasının yerine geçmez.
Eksik dönem bulunursa ne yapılmalı?
Kaynağı ve kapsamı yazılı netleştirin; kaynak talep formuyla ilgili seti isteyin.
İlgili rehberler
- Eski Bilgisayardaki e-Defter Klasörlerini Arşive Hazırlama
- Mükellefinize e-Defter Saklama Kampanyasını Nasıl Anlatabilirsiniz?
Saklama kapsamını ve kampanya koşullarını inceleyin.
Araştırma:25 Ekim 2026. GİB Elektronik Defter Genel Tebliği; ürün için Multi Portal hizmet kapsamı. Güncel resmi koşulları işlem gününde kontrol edin. Bu içerik operasyonel hazırlık rehberidir.