Eski e-Faturalarınızı Yeni Sisteme Taşıma: Multi Portal Saklama Rehberi

e-Fatura sistemini değiştirmek isteyen işletmelerin en büyük çekincesi hep aynıdır: “Peki eski faturalarım ne olacak?” Fatura ve benzeri belgeleri yıllarca saklama yükümlülüğünüz sürerken, eski sisteminizdeki arşive erişiminiz kapanabilir. Multi Portal’ın Saklama modülü tam bu sorun için var: önceki sisteminizde kesilmiş ve alınmış e-faturaları Multi Portal arşivinize taşırsınız, geçmişiniz ve geleceğiniz tek çatı altında toplanır.

Neden önemli?

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca fatura ve ticari defter niteliğindeki belgelerin uzun yıllar (10 yıla varan sürelerle) saklanması gerekir. Entegratör değiştirdiğinizde eski sağlayıcınızın arşiv erişimini ne kadar süre, hangi koşullarla açık tutacağı belirsiz olabilir. Belgeleri kendi kontrolünüzdeki tek bir arşive taşımak, hem denetimde hem günlük işlerde sizi rahatlatır.

Taşıma adım adım nasıl yapılır?

1. Eski sisteminizden belgelerinizi dışa aktarın: Gelen ve gönderilen e-faturalarınızı UBL-TR XML formatında indirin (tüm entegratörler bu formatı verir; zarfsız, doğrudan fatura belgesi olmalıdır).
2. Saklama ekranını açın: Multi Portal’da sol menüden e-Fatura & e-Arşiv → Saklama yolunu izleyin.
3. Dosyaları yükleyin: XML dosyalarını tek tek ya da zip arşivi halinde sürükleyip bırakın. Tek seferde 1.000 dosyaya ve toplam 100 MB’a kadar yükleme yapabilirsiniz (dosya başına 5 MB sınırı vardır; zip içinde zip bulunmamalıdır).
4. Ön raporu kontrol edin: Sistem yüklediğiniz belgeleri tarar ve hangilerinin kabul edileceğini gösteren bir ön rapor sunar. Onay verdiğinizde geçerli belgeler arşivinize işlenir — onaylamazsanız hiçbir şey yüklenmez.
5. Belgelerinize erişin: Taşınan gönderilen faturalar saklamagb, gelen faturalar saklamapk etiketiyle kaydedilir; Gelen/Gönderilen Fatura ekranlarındaki arama ile her zaman ulaşırsınız.

Bilmeniz gereken kurallar

• Yüklediğiniz belgelerin göndericisi veya alıcısı kendi VKN/TCKN’niz olmalıdır; başka firmalara ait belgeler yüklenemez.
• Belgeler UBL-TR şema kontrolünden geçirilir; yalnızca geçerli belgeler kabul edilir. Belgelerin imza ve zarf durumları ayrıca sorgulanmaz — eski sisteminizde başarıyla iletilmiş belgeleri yüklediğiniz varsayılır.
• Kendi kendinize kestiğiniz belgeler hem gelen hem gönderilen arşivinize birlikte işlenir.
• Taşınan belgeler kontör harcamaz: Saklama yüklemeleri yalnızca arşivleme ve görüntüleme kapsamındadır; kontör bakiyeniz güncel belge trafiğinize kalır.

Geçiş sandığınızdan kolay

Özetle: entegratör değiştirmek arşivinizi kaybetmek anlamına gelmez. Mevcut sisteminizden memnun değilseniz, gönderim yöntemlerini karşılaştırdığımız yazıya göz atın; taşınma dahil tüm kurulumda destek ekibimiz yanınızda. Yeni sistemde fatura kesmeye başlamak içinse adım adım rehberimiz hazır. Özellikle EDM portalından geçiyorsanız EDM portalından Multi Portal’a geçiş yazımız süreci baştan sona anlatır. Diğer sorular için: SSS.