E-Arşiv Fatura Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?

E-fatura ile e-arşiv fatura genellikle birlikte anılsa da aslında iki farklı uygulama. E-fatura, GİB sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenirken; e-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan alıcılara (nihai tüketiciler dahil) kesilen elektronik faturaları kapsıyor. Peki e-arşiv fatura düzenleme zorunluluğu tam olarak kimleri kapsıyor? Bu yazıda kapsamı ve pratik uygulama noktalarını ele alıyoruz.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenip elektronik veya kağıt olarak iletilebilen faturadır. E-fatura mükellefi olan bir işletme, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan bir müşteriye (örneğin bireysel bir tüketiciye) satış yaptığında, düzenlediği faturayı e-arşiv fatura olarak kesmek zorundadır. Yani e-fatura mükellefiyeti olan herkes aynı zamanda e-arşiv fatura düzenlemek durumundadır.

Kimler E-Arşiv Faturaya Geçmek Zorunda?

• E-fatura mükellefiyeti bulunan tüm gerçek ve tüzel kişiler
• İnternet üzerinden mal/hizmet satışı yapan ve belirli hasılat seviyesinin üzerinde olan işletmeler
• Vergi dairesince özel olarak e-arşiv kapsamına alınan sektörler
• E-fatura mükellefi olmasa da GİB portalı üzerinden gönüllü e-arşiv kullanmak isteyen mükellefler

Kapsam ve hasılat eşiği zaman içinde güncellenebiliyor; güncel tutarlar için GİB’in resmi duyurularını takip etmenizi öneririz.

E-Arşiv Fatura ile Kağıt Fatura Farkı

Zorunluluk kapsamına giren mükellefler artık kağıt fatura düzenleyemez; bu mükelleflerin kestiği her fatura elektronik ortamda, e-arşiv fatura formatında oluşturulmalıdır. Kapsam dışında kalan küçük işletmeler ise halen kağıt fatura kullanabiliyor, ancak gönüllü geçiş burada da avantaj sağlıyor: arşivleme kolaylığı, kayıp/hasar riskinin ortadan kalkması ve muhasebe entegrasyonu gibi.

E-Arşiv Fatura Nasıl İletilir?

E-arşiv faturanın alıcıya iletim şekli, alıcının statüsüne göre değişir:

• Alıcı e-fatura mükellefi değilse: e-posta, kısa mesaj veya kağıt çıktı ile iletilebilir
• Alıcı isterse: faturanın elektronik görüntüsü kendisine iletilir, kağıt talep etmezse kağıt basılmasına gerek yoktur
• Uzaktan satış (e-ticaret) durumlarında genellikle e-posta veya sipariş sonrası indirilebilir bağlantı kullanılır

E-Arşiv Fatura İptali ve Düzeltme

E-arşiv faturada hatalı bir kalem fark ettiğinizde işlem, e-faturadan biraz farklı ilerler; çünkü alıcı tarafta GİB sistemine bağlı bir onay mekanizması yoktur. Detaylı adımlar için e-arşiv fatura nasıl oluşturulur yazımıza göz atabilirsiniz.

Portal Üzerinden E-Arşiv Yönetimi

Hem e-fatura hem e-arşiv fatura süreçlerini tek bir panelden yönetmek, özellikle günlük yüksek işlem hacmi olan işletmeler için zaman kazandırır. Özel entegratör panelleri, alıcı türünü otomatik tespit ederek faturanın e-fatura mı yoksa e-arşiv fatura mı olarak kesileceğine kendiliğinden karar verir; böylece manuel hata riski azalır. E-fatura kontörü nedir yazımızda kullanım bazlı fiyatlandırmanın mantığını da anlatıyoruz.

Özetle, e-fatura mükellefiyeti olan hemen her işletme aynı zamanda e-arşiv fatura düzenlemek zorunda. Kapsam dışında kalsanız bile dijital faturalamanın getirdiği hız ve arşivleme kolaylığı, geçişi erteleme lüksünü giderek azaltıyor.