e-Arşiv Fatura Nasıl Oluşturulur? Multi Portal’da Adım Adım

e-Faturaya geçen işletmelerin en çok karıştırdığı iki kavram e-fatura ve e-arşiv faturadır. İkisi de elektronik belgedir ama farklı alıcılara kesilir. Bu yazıda e-arşiv faturanın ne olduğunu, e-faturadan farkını ve Multi Portal üzerinden nasıl oluşturulduğunu anlatıyoruz.

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (nihai tüketiciler ve e-fatura mükellefi olmayan firmalar) elektronik ortamda kesilen faturadır. Kâğıt faturanın yerini alır; alıcıya e-posta ile veya kâğıt çıktı olarak iletebilirsiniz. Kısacası: karşı taraf e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir.

e-Fatura ile e-arşiv arasındaki fark

• Alıcı: e-Fatura yalnızca sistemdeki mükelleflere; e-arşiv, mükellef olmayan herkese (bireysel müşteri, küçük esnaf vb.) kesilir.
• İletim: e-Fatura GİB sistemi üzerinden alıcının paneline düşer; e-arşiv, alıcıya e-posta/çıktı ile ulaştırılır.
• Ortak yön: İkisi de kontör kullanır, ikisi de dijital olarak saklanır ve yasal geçerliliği kâğıt faturayla aynıdır.

Multi Portal’da e-arşiv fatura nasıl oluşturulur?

İyi haber: siz senaryo seçmekle uğraşmazsınız. Multi Portal’da fatura oluştururken alıcının VKN/TCKN bilgisini girdiğinizde portal, alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını otomatik kontrol eder ve mükellef değilse belgeyi otomatik olarak e-arşiv fatura şeklinde düzenler. Adımlar:

1. Portala girip Fatura Oluştur ekranını açın.
2. Alıcı bilgilerini girin; sistem mükellef olmadığını görürse senaryo otomatik “e-Arşiv Fatura” olur.
3. Mal/hizmet satırlarını, tutarı ve KDV oranını ekleyin.
4. Önizleyip gönderin; faturayı alıcının e-posta adresine iletebilir veya PDF çıktısını verebilirsiniz.

Yani mükellef olmayan bir müşteriye fatura kesmek için ayrı bir işlem öğrenmenize gerek yoktur; e-fatura kesmeyle aynı akışta ilerler.

Yanlış kesilen e-arşiv faturası iptal edilir mi?

Evet. e-Arşiv faturalar, e-faturanın aksine, düzenleyen tarafından belirli süre içinde panelden iptal edilebilir. Gönderilen Fatura ekranından ilgili faturayı seçip iptal işlemini tamamlarsınız. Gelen faturaların yönetimi (kabul/red/iade) için bu rehbere, tüm sorularınız için SSS sayfamıza bakabilirsiniz.

e-Fatura ile e-arşiv fatura arasındaki tüm farkları karşılaştırma yazımızda bulabilirsiniz.