Kontörüm bitti, eski faturalarıma erişemiyorum

Kontörün bitmesi, geçmiş belgelerinize erişiminizin kapanması için bir sebep değildir. Bu ikisi teknik olarak birbirine bağlı değil; bağlanmışsa bu bir tercihtir, zorunluluk değil. Ayrımı bilmek, hem şu anki sorununuzu çözmenizi hem de bir dahaki sözleşmede aynı duruma düşmemenizi sağlar.

Bu yazıda önce yükümlülüğün kimde olduğunu, sonra hangi işlemin gerçekten kontör harcadığını, en sonunda da sözleşmenizde ne arayacağınızı anlatıyoruz.

Önce şunu netleştirelim: belgeler silinmez

Kontör bakiyeniz bittiğinde ya da eksiye düştüğünde geçmiş e-belgeleriniz silinmez. Duruyorlardır. Sorun belgenin yok olması değil, size gösterilmemesidir.

Bu ayrım önemli, çünkü ikisinin çaresi farklı. Belge silinmiş olsaydı yapılacak bir şey kalmazdı. Belge duruyor ama gösterilmiyorsa, bu bir erişim meselesidir ve sözleşmeyle, yazışmayla, gerekirse veri taşıma talebiyle çözülür.

Saklama yükümlülüğü sizde

Elektronik defter ve belgelerinizi muhafaza ve ibraz etme yükümlülüğü mükellefin kendisindedir. Entegratörünüzün ya da saklama hizmeti sağlayıcınızın dosyaları tutuyor olması bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz; bu, e-Defter mevzuatında da açıkça belirtilen bir ilkedir.

Pratik sonucu şu: denetimde belgeyi ibraz etmesi gereken sizsiniz. Dolayısıyla belgelerinize erişiminizin bir ödeme durumuna bağlı olarak kesilebilmesi, sizin açınızdan yönetilmesi gereken bir risktir. "Nasılsa entegratörde duruyor" demek yeterli değildir.

Bu yüzden arşivinizin bir kopyasını kendi tarafınızda da tutmak — ya da en azından istediğiniz an indirebileceğinizden emin olmak — iyi bir alışkanlıktır.

Hangi işlem gerçekten kontör harcar?

Kontör, belge trafiğinin ölçüsüdür. Harcanması gereken yer bellidir:

• Gönderdiğiniz her e-belge — fatura, irsaliye, makbuz.
• Size gelen her e-belge — gelen faturalar da havuzdan düşer; çoğu kişinin gözden kaçırdığı kalem budur.

Buna karşılık şunlar belge trafiği üretmez: geçmiş belgeleri listelemek, bir faturanın PDF'ini açmak, arşivden XML indirmek, rapor almak, ekrana bakmak. Bunlar kontör harcayan işlemler değildir. Kapatılmaları teknik bir zorunluluktan doğmaz.

Taslak kontör harcar mı?

Harcamamalı. Taslak henüz gönderilmemiş bir belgedir; GİB'e gitmemiştir, alıcının kutusuna düşmemiştir, ortada bir trafik yoktur.

MultiPortal'da kontör yalnız gönderim anında düşer ve belgenin ETTN'sine bağlanır. Taslak oluşturmak, düzenlemek ya da silmek kontör harcamaz. Aynı ETTN için ikinci kez kontör düşmesi de engellenir: belge iki ayrı kaynaktan sisteme gelse bile ikinci kayıt kabul edilmez. Yani "aynı fatura için iki kontör gitmiş" durumu oluşmaz.

Peki MultiPortal'da kontör bitince ne oluyor?

Açık söyleyelim: yeni belge kesilemez. Portal bunu bir uyarıyla bildirir ve kontör yüklediğinizde belge kesme hemen yeniden açılır.

Buna karşılık arşiviniz ve fatura listeleriniz açık kalır. Geçmiş belgelerinizi görüntülemeye, indirmeye ve raporlamaya devam edersiniz. Bu bilinçli bir tercih: kontörünüzün bitmesi bir ödeme meselesidir, belgelerinize erişiminiz ise yasal yükümlülüğünüzle ilgilidir ve ikisi birbirine bağlanmamalıdır.

Bir ayrımı da dürüstçe söyleyelim: hesabın ticari olarak pasife alınması (müşterilikten çıkma, uzun süreli borç gibi durumlar) ayrı bir hâldir ve farklı işler. Burada anlattığımız şey, kontörün tükenmesi durumudur.

Şu an bu durumdaysanız ne yapmalısınız?

1. Erişim talebinizi yazılı yapın. Telefonla değil, e-posta ya da KEP ile. "Geçmiş e-belgelerime erişim talep ediyorum" cümlesi ve tarih aralığı yeterli. Yazılı talep, sonradan dayanak olur.
2. Belgelerin tesliminin hangi biçimde yapılacağını sorun. İmzalı XML'leri isteyin. Yasal asıl nüsha XML'dir; PDF yalnızca onun görüntüsüdür ve imza XML'in içinde taşındığı için PDF'in ibraz değeri yoktur.
3. Bakiye borcunuz varsa ayrıştırın. Ödeme konusu ile arşiv erişimi konusu aynı yazışmada karışmasın; ikisini ayrı başlıklarda yürütün.
4. Mali müşavirinizi haberdar edin. Beyan ve denetim takviminiz varsa, erişim sorununun süresi sizin için kritik olabilir.

Bir dahaki sözleşmede neye bakmalısınız?

Üç cümle arayın. Yoksa imzalamadan önce yazılı olarak sorun:

• Bakiye bittiğinde erişimin ne kadarı kapanıyor? "Belge düzenleme durur" ile "portal erişimi durur" aynı şey değildir.
• Sözleşme sona erdiğinde arşiv size nasıl teslim edilir? Hangi biçimde, ne kadar sürede, bir bedel karşılığında mı?
• Hesabı kapatmanın bedeli var mı? Taahhüt, cayma bedeli ya da fesih ücreti varsa bu maddede yazar.

Bu üç sorunun cevabını önceden bilmek, sonradan yaşanacak sürprizlerin neredeyse tamamını önler.

Sıkça sorulan sorular