Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, satış öncesinde ürün veya hizmetin fiyatını ve teklif koşullarını açıklayan ön belgedir. Kesin satış faturasıyla aynı amaçla kullanılmaz. Alıcı, teklifin kapsamını ve maliyetini değerlendirirken bu belgeden yararlanabilir.

Proforma ile kesin fatura arasındaki fark

Teklif henüz değerlendirilirken hazırlanan proforma, satışın koşullarını gösterir. Kesin fatura ise gerçekleşen işleme ilişkin belgedir. Teklifin kabul edilmesiyle fatura düzenleme süreci birbirinden ayrı adımlardır; proforma hazırlamak, elektronik fatura gönderildiği anlamına gelmez.

Teklif, sipariş ve fatura numaralarını ayrı tutmak, aynı işlemin iki kez takip edilmesini önler. Muhasebeye teslim edeceğiniz belgeleri ayırırken ön teklif dosyasını kesin fatura gibi adlandırmayın. Proformanın muhasebe kaydında kullanılması ile kesin fatura düzeni aynı şey değildir.

Proformada hangi bilgiler yer alır?

• Belgenin proforma olduğunu belirten açık bir başlık.
• Teklifi hazırlayan işletme ve alıcı bilgileri.
• Ürün veya hizmetin açıklaması, miktarı ve birim bedeli.
• Toplam tutar ve kullanılan para birimi.
• Teslim, ödeme ve teklifin geçerlilik koşulları.

Bilgileri doldururken adet ile birim fiyatın aynı ürün satırına ait olduğunu kontrol edin. Para birimini yalnız toplam satırında bırakmak yerine teklifin genelinde açıkça belirtin. Geçerlilik tarihini ve değişen koşulları kayıt altına almanız, daha sonra hangi teklif üzerinde anlaşıldığını bulmayı kolaylaştırır.

Teklif kabul edilince nasıl ilerlenir?

1. Alıcının kabul ettiği teklif sürümünü ve kapsamı kaydedin.
2. Siparişin ürün, miktar, fiyat ve iletişim bilgilerini teyit edin.
3. Gerçekleşen işleme uygun kesin fatura sürecini ayrı yürütün.
4. Fatura ve tahsilat durumunu ilgili siparişle birlikte takip edin.

Elektronik belge tarafında hangi senaryonun kullanılacağını belirlerken alıcının e-Fatura mükellefiyetini sorgulayın. Belge türlerinin ayrımını e-Fatura ile e-Arşiv farkı rehberinde inceleyebilirsiniz. Mevcut müşterinize gönderdiğiniz PDF dosyasının proforma mı, fatura görüntüsü mü olduğunu açıkça belirtin.

MultiPortal’da e-belge sürecine başlayın

Teklifiniz onaylandıktan sonraki e-Fatura ve e-Arşiv ihtiyacınız için kontör paketlerini karşılaştırın. Hangi paketin uygun olduğundan emin değilseniz satış ekibiyle görüşün.