Kontör neden beklediğimden hızlı tükeniyor?

Çoğu zaman sebep "fazla düşüyor" değil, "nereden düştüğünü görmüyorum"dur. Kontör tüketimi şeffaf gösterildiğinde şaşırtıcı kalemlerin çoğu açıklanabilir hâle gelir — ve açıklanamayanlar da ancak o zaman fark edilir.

Bu yazıda kontörün gerçekten nerede harcandığını, hangi işlemlerin harcamaması gerektiğini ve tüketiminizi satır satır nasıl denetleyeceğinizi anlatıyoruz.

1. Gelen faturalar da kontör düşer

En sık gözden kaçan kalem budur. Kontör, belge trafiğinin ölçüsüdür ve trafik iki yönlüdür: gönderdiğiniz her e-belge kadar size gelen her e-belge de havuzdan düşer.

Tedarikçi sayısı fazla olan bir işletmede gelen belge adedi, kesilen fatura adedinden yüksek olabilir. "Ayda 100 fatura kesiyorum" diyerek 250'lik paket alan bir firma, ayda 180 gelen fatura alıyorsa hesabı tutmaz. Paket seçerken gelen + giden toplamına bakmak gerekir.

2. Taslak kontör harcamamalı

Taslak henüz gönderilmemiş bir belgedir. GİB'e iletilmemiştir, alıcının kutusuna düşmemiştir, ortada bir trafik yoktur. Dolayısıyla taslak oluşturmanın, düzenlemenin ya da silmenin kontör harcaması için teknik bir gerekçe yoktur.

MultiPortal'da kontör yalnız gönderim anında ve belgenin ETTN'sine bağlı olarak düşer. Taslakla çalışmak serbesttir; isterseniz on kez düzenleyip bir kez gönderin, bir kontör harcanır.

Kullandığınız sistemde taslaktan düşüldüğünü düşünüyorsanız, bunu hareket dökümünden kontrol edin: düşüm satırının bir ETTN'si var mı? ETTN yoksa o belge gönderilmemiştir.

3. Mükerrer gönderim iki kontör yakar

Aynı belgenin iki kez gönderilmesi, iki ayrı belge demektir ve iki kontör harcar. Bu genellikle bir hatadan doğar:

• Muhasebe programıyla portal arasındaki entegrasyonun iki kez tetiklenmesi
• Pazaryeri entegrasyonunun kapatılmadan ikinci bir kanal açılması
• Gönderim yanıtı gecikince kullanıcının tekrar "gönder"e basması

İkinci madde özellikle tehlikelidir: entegrasyon açık kalmış bir pazaryeri hesabı, birkaç gün içinde yüzlerce mükerrer belge üretebilir. Kontör kaybı burada en küçük sorundur; asıl mesele mükerrer faturaların muhasebesel ve hukuki sonucudur.

Buna karşılık, aynı belgenin sisteme iki kaynaktan okunması kontör harcamamalıdır. MultiPortal'da her kullanım belgenin ETTN'sine kaydedilir ve aynı ETTN için ikinci bir düşüm kabul edilmez — belge hem entegratörden hem arşivden gelse bile. ETTN'yi büyük harfle veren kaynakla küçük harfle veren kaynak da aynı belge sayılır.

4. İptal edilen fatura kontörü geri getirmez

Kontör, belgenin gönderilmiş olmasıyla harcanır. Gönderim gerçekleştikten sonra belgeyi iptal etmeniz harcanan kontörü geri getirmez — çünkü trafik zaten oluşmuştur.

Aynı şekilde iptal edilen belge arşivinizden de silinmez; iptal bir durum değişikliğidir, belgenin yok olması değil. Bu yüzden "gönder" düğmesine basmadan önceki kontrol, yalnız muhasebe açısından değil kontör açısından da önemlidir.

5. Gelen faturaya verdiğiniz yanıt da trafiktir

Ticari senaryoyla gelen bir faturaya kabul ya da ret yanıtı verdiğinizde bu yanıt da GİB üzerinden iletilen bir belgedir. Yanıt üreten işlemlerin kontör tarafındaki etkisini kullandığınız sistemin dokümantasyonundan teyit edin; bu kalem de bütçenize girer.

Tüketimi denetlemenin tek doğru yolu: hareket dökümü

Toplam bakiyeye bakmak bir şey söylemez. "500 aldım, 180 kaldı" cümlesi 320 kontörün nereye gittiğini açıklamaz. Gereken şey satır satır hareket dökümüdür.

MultiPortal'ın Kontör İşlemleri ekranında kullanım geçmişi aya göre açılır ve her satırda şunlar görünür:

• Tarih
• Belge — belge numarası
• Tür — belge tipi ve yönü (gelen / giden)
• Kontör — o satırın harcadığı miktar

Böylece "bu kontör nereye gitti" sorusu belge bazında yanıtlanır: hangi ayda, hangi belgeye, gelen mi giden mi.

Kaydın kendisi bundan fazlasını da tutar — belgenin ETTN'si, hareketin tipi (yükleme/kullanım) ve yükleme satırlarında ödeme kanalı. Bunlar ekranda sütun olarak gösterilmez ama kayıtta durur; bir satırın yanlış olduğunu düşünüyorsanız belge numarasıyla sorun, biz kaydın tamamına bakarız. Tartışma tahmin üzerinden değil kayıt üzerinden yürür.

Doğru paketi seçmek

Pratik yöntem: geçen yılın gelen + giden belge toplamını alın, üzerine sezonluk dalgalanma ve büyüme payı ekleyin. Yalnız kestiğiniz fatura sayısına bakmak, gelen tarafı olan her işletmede yanılma üretir.

Emin değilseniz bizi arayın, geçmiş adetlerinizi birlikte hesaplayalım. İhtiyacınızdan büyük paket satmanın kimseye faydası yok; ihtiyacınızdan küçük paket ise yıl ortasında sizi zor durumda bırakır.

Sıkça sorulan sorular