Mükerrer e-Fatura kesildi, nasıl düzeltilir?

Düzeltmeye başlamadan önce akışı durdurun. Mükerrer fatura vakalarında en sık yapılan hata, kaynağı kapatmadan belgeleri tek tek düzeltmeye çalışmaktır — siz düzelttikçe yenisi eklenir.

Bu yazıda önce mükerrer üretimin nasıl oluştuğunu, sonra sırasıyla ne yapılacağını, en sonunda da tekrarını nasıl önleyeceğinizi anlatıyoruz.

Mükerrer fatura nasıl oluşur?

Neredeyse her vakada sebep aynıdır: aynı satış kaydı iki kanaldan faturalaşır.

• Eski entegrasyon kapatılmadan yenisi açılır. Entegratör değiştirirken en sık yaşanan durum budur. İki sistem de aynı siparişleri görür, ikisi de fatura keser.
• Pazaryeri bağlantısı iki kez tetiklenir. Pazaryeri entegrasyonlarında sipariş akışı yoğun olduğu için hata hızla büyür; birkaç gün fark edilmezse yüzlerce belgeye ulaşabilir.
• Gönderim yanıtı gecikir, kullanıcı tekrar gönderir. Ekranda "gönderiliyor" uzun süre kalınca ikinci kez basılır.

Her durumda sonuç aynıdır: belge iki kez üretilir, iki ayrı numara yakılır ve iki kontör harcanır.

Adım 1 — Kaynağı bulun ve kapatın

Hangi kanalın ikinci kopyayı ürettiğini bulun. Pratik yöntem: mükerrer çiftlerden birkaçını alın, hangi saatlerde ve hangi sırayla oluştuklarına bakın. Genellikle bir kanal tutarlı biçimde önce, diğeri birkaç dakika sonra üretir — ikincisi kapatılacak olandır.

Kaynağı kapattıktan sonra bir süre izleyin. Yeni mükerrer gelmediğinden emin olmadan düzeltmeye geçmeyin.

Adım 2 — Mevcut belgeleri listeleyin

Kaç belge etkilendiğini kesinleştirin. Aynı alıcıya, aynı tutarla, kısa aralıkla kesilmiş belgeleri tarih aralığıyla süzün. Listeyi çıkarırken her çift için şunları not edin: alıcı, tutar, iki belgenin numarası, iki belgenin ETTN'si ve senaryosu (temel mi ticari mi).

Senaryo bilgisi kritik, çünkü düzeltme yolunu o belirliyor.

Adım 3 — Belgeyi etkisiz hâle getirin

Önce bir yanlış beklentiyi düzeltelim: gönderilmiş bir e-Fatura tek taraflı olarak silinemez. Numarası yakılmıştır ve arşivden kaldırılmaz. Yapılabilecek şey belgenin hukuken etkisiz hâle getirilmesidir.

Ticari senaryo

Alıcı, süresi içinde gerekçeli ret yanıtı vererek faturayı geri çevirebilir. En temiz yol budur. Alıcıyı arayın, durumu açıklayın ve hangi belgeyi reddetmesi gerektiğini ETTN'siyle birlikte bildirin — yanlış belgenin reddedilmesi işi daha da karıştırır.

Temel senaryo

Alıcı sistem üzerinden ret yanıtı üretemez. Bu durumda GİB'in iptal-itiraz bildirim kanalı ya da kanunda sayılan diğer yollar kullanılır; uygulamada çoğu durumda iade faturası düzenlenir.

Usul ve süreler için yürürlükteki GİB tebliğ ve duyurularını esas alın, mali müşavirinizle birlikte karar verin. Burada tek bir doğru yol yoktur; belgenin senaryosu, üzerinden geçen süre ve alıcının tutumu yolu belirler.

Adım 4 — Alıcıyı bilgilendirin

Mükerrer fatura alıcının muhasebesini de etkiler. Fark edilmezse alıcı iki kez kayıt yapar, KDV indirimi yanlış hesaplanır ve sorun ileride mutabakatta çıkar.

Alıcıya hangi belgenin geçerli, hangisinin iptal edileceğini yazılı bildirin. Belge numarası ve ETTN'yi yazın; "ikinci fatura" demek yetmez.

Kontör tarafı

Gönderim gerçekleştiği için harcanan kontörler geri gelmez — ikinci belge de gerçekten gönderilmiştir.

Ama bir ayrım var: mükerrer gönderim kontör harcar, mükerrer okuma harcamamalıdır. MultiPortal'da her kullanım belgenin ETTN'sine bağlanır ve aynı ETTN için ikinci bir düşüm kabul edilmez; belge hem entegratörden hem arşivden sisteme gelse bile tek kontör düşer. Yani sisteminizin aynı belgeyi iki kez okuması size kontöre mal olmaz.

Tekrarını önlemek

Tek kural: faturalaşmadan tek bir kanal sorumlu olsun. Her değişiklikte — entegratör değişimi, yeni pazaryeri bağlantısı, muhasebe programı güncellemesi — eski akışın kapatıldığını yazılı olarak teyit edin.

Geçiş günlerinde gönderimleri izleyin. Mükerrer üretim genellikle ilk 48 saatte kendini belli eder; erken yakalanırsa birkaç belgeyle sınırlı kalır, geç yakalanırsa yüzlerce belgeye çıkar.

MultiPortal'a geçişte geçiş anını sizinle birlikte planlıyoruz ve eski kutunuza düşen belgeleri de takip ediyoruz — iki sistemin aynı anda fatura kesmesi ihtimalini bu yüzden önden kapatıyoruz.

Sıkça sorulan sorular