e-Arşiv fatura için kontör gerekir mi?

Evet, gerekir. e-Arşiv fatura da bir e-belgedir ve gönderildiğinde, e-Fatura gibi, kontör harcar. "Belge GİB'e raporlanıyor, alıcıya zaten e-posta gidiyor, kontör neye?" diye düşünmek yaygın bir yanılgıdır: kontör, belgenin hangi yoldan gittiğine değil, bir e-belge göndermiş olmanıza bağlıdır.

Kısa hesap şöyle: bir e-belge, bir kontör. Kontör açısından e-Fatura ile e-Arşiv arasında fark yoktur; fark belgenin kime ve hangi kanaldan ulaştığındadır. Aşağıda bu farkın nereden doğduğunu, yanlış türü seçmenin neye mal olduğunu ve paketinizi nasıl hesaplayacağınızı anlatıyoruz.

Belge türünü siz seçmezsiniz, alıcı belirler

İki belge arasındaki ayrımı tek şey belirler: alıcınızın durumu. Alıcı GİB'in e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa ona e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura düzenlersiniz. Tutara, sektöre ya da müşterinin büyüklüğüne bakılmaz.

İki belgenin bütün farkları için e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark yazımıza bakabilirsiniz.

Yanlış tür seçmenin iki ayrı bedeli

Alıcının durumuna bakmadan belge türü seçerseniz hata iki yönden yapılabilir ve sonuçları farklıdır:

• Kayıtlı alıcıya e-Arşiv kesmek mevzuata aykırıdır. Siz de alıcı da e-Fatura kullanıcısıysanız aranızdaki faturaların e-Fatura olarak düzenlenmesi gerekir. Hatayı düzeltmek yeni bir belge demektir; yeni belge ayrı bir ETTN taşır, kontör de ETTN'ye bağlı düştüğü için ikinci belge ayrıca sayılır. Yaptırımın ayrıntısı için GİB'in yürürlükteki tebliğlerine ve mali müşavirinize bakın.
• Kayıtlı olmayana e-Fatura kesmek belgeyi hiçbir yere ulaştırmaz. Alıcının GİB'de e-Fatura adresi olmadığı için belgenin gideceği bir kutu yoktur. Fatura sizde düzenlenmiş görünür, alıcıda yoktur; çoğu zaman müşteri "fatura gelmedi" dediğinde fark edersiniz.

Göndermeden önce alıcıyı sorgulayın

Alıcının kayıtlı olup olmadığını önceden bilmek hem doğru belgeyi hem de boşa gitmeyen kontörü getirir. Ücretsiz mükellef sorgulama aracımızda vergi kimlik numarasını (10 hane) ya da TC kimlik numarasını (11 hane) yazıp kayıt durumuna bakabilirsiniz. 11 haneli sorguda ad ya da unvan gösterilmez, yalnız kayıt durumu döner; bunu kişisel veriyi korumak için bilerek böyle yaptık.

Portalda belge oluştururken ise alıcının kayıt durumu otomatik denetlenir ve yanlış türde belge düzenlenmesi engellenir. Yani portalı kullanıyorsanız bu hata zaten kapalıdır; araç, teklif ya da sipariş aşamasında önceden bilmek isteyenler içindir.

Perakende satış yapıyorsanız e-Arşiv hacmi yüksek olur

Son tüketiciye satış yapan işletmelerde (mağaza, online satış, servis, klinik gibi) satışların çoğu e-Arşiv faturadır, çünkü bireysel müşteri genellikle e-Fatura sistemine kayıtlı değildir. Her satış ayrı bir e-belge, dolayısıyla ayrı bir kontördür. Faturaların büyük kısmı işletmeden işletmeye kesiliyorsa dağılım tersine döner; ama hesap aynıdır.

Paket seçerken geçen yılın gelen + giden belge toplamını alın, üzerine mevsimsel dalgalanma ve büyüme payı ekleyin. Fiyat rakamını bu yazıya bilerek koymadık, çünkü fiyatlar güncellenir ve yazı bayatlar; güncel liste kontör paketleri sayfasında. Kontörün birim maliyetini nasıl çıkaracağınız için kontör birim fiyatı hesaplama yazısı var.

Gelen belgeler de kontör harcar

Trafik iki yönlüdür: gönderdiğiniz e-belgeler kadar size gelen e-belgeler de kontör havuzundan düşer. Yalnız kestiğiniz fatura sayısına göre paket seçmek bu yüzden çoğu zaman eksik hesaptır. Tüketimin nereden geldiğini görmek için Kontör neden beklediğimden hızlı tükeniyor? yazısına bakın.

MultiPortal'da kontör nasıl işler?

• Kontör yalnız gönderim anında düşer ve belgenin ETTN'sine bağlanır. Taslak oluşturmak, düzenlemek ya da silmek kontör harcamaz.
• Aynı ETTN için ikinci kez kontör düşmez.
• Paketler 12 ay geçerlidir. Süre içinde yeni paket aldığınızda kontörler birikir ve en erken süresi dolan önce harcanır. Paketin 12 ayı dolduğunda kullanılmayan kontör kullanılamaz.
• Taahhüt, cayma bedeli, erken fesih ücreti ve otomatik yenileme yoktur.
• Kontör hareket dökümü satır satırdır: tip, miktar, belge tipi, tarih, ETTN ve yön görünür. Hangi belgenin kontörü harcadığını ETTN'den izlersiniz.
• Kontör bitince yalnız belge kesme durur; arşiviniz ve fatura listeleriniz açık kalır.

e-Arşiv fatura düzenleme ve alıcıya iletme akışı için e-Arşiv fatura sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

e-Arşiv fatura için kontör gerekir mi?

Evet. e-Arşiv fatura da bir e-belgedir ve gönderildiğinde bir kontör harcar. GİB'e raporlanması ya da alıcıya e-posta ile iletilmesi bunu değiştirmez.

e-Arşiv fatura kaç kontör harcar?

Bir e-belge bir kontör harcar; e-Arşiv fatura da bir e-belgedir. Paket fiyatları güncellendiği için rakamı burada yazmıyoruz, güncel liste kontör paketleri sayfasındadır.

e-Fatura ile e-Arşiv faturanın kontör farkı var mı?

Kontör tüketimi açısından yok. İkisi arasındaki fark belgenin alıcıya ulaşma yolundadır ve alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmamasından doğar.

Taslak e-Arşiv fatura kontör harcar mı?

Hayır. MultiPortal'da kontör yalnız gönderim anında ve belgenin ETTN'sine bağlı olarak düşer. Aynı ETTN için ikinci kez kontör düşmez.

Kontörüm bitince e-Arşiv faturalarıma erişemez miyim?

Erişirsiniz. Kontör bitince yalnız yeni belge kesme durur; arşiviniz ve fatura listeleriniz açık kalır. Kontör yüklediğinizde belge kesme yeniden açılır.

Kontör paketinde taahhüt ya da otomatik yenileme var mı?

Hayır. Taahhüt, cayma bedeli, erken fesih ücreti ve otomatik yenileme yoktur. Paketler 12 ay geçerlidir; süre içinde yeni paket aldığınızda kontörler birikir ve en erken süresi dolan önce harcanır. Paketin 12 ayı dolduğunda kullanılmayan kontör kullanılamaz.

Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını nereden öğrenirim?

Ücretsiz mükellef sorgulama aracımızla; 10 haneli vergi kimlik numarası ya da 11 haneli TC kimlik numarasıyla kayıt durumuna bakabilirsiniz. 11 haneli sorguda ad ya da unvan gösterilmez, yalnız kayıt durumu döner.

Sıkça sorulan sorular