E-ticaret ve pazaryeri satıcıları için kontör rehberi: ayda kaç kontör gider?

Pazaryerinde kontör ihtiyacını ciro değil belge adedi belirler: her sipariş bir giden belge, her iade ek bir belge, size kesilen her komisyon ve kargo faturası da bir gelen belgedir. Aylık sipariş sayınızı 12 ile çarpıp üzerine iade ve gelen belge payını eklerseniz yıllık ihtiyacınıza makul bir yaklaşıklıkla ulaşırsınız.

Bu yazıda Trendyol, Hepsiburada gibi pazaryerlerinde ya da kendi e-ticaret sitesinde satış yapanlar için kontörün nereden düştüğünü, en sık yapılan hatayı ve paketi nasıl seçeceğinizi anlatıyoruz. Paket fiyatlarını bu yazıya bilerek yazmıyoruz ki bayatlamasın; güncel liste kontör paketleri sayfasında.

Kontör nereden düşer? Dört kalem

Her sipariş bir belge demektir

Pazaryeri satışında siparişler çoğunlukla tek tek faturalanır. Alıcıya göre bu belge e-Fatura ya da e-Arşiv fatura olur; farkı e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark yazısında anlattık. Hesabı sipariş sayısına değil, kesilecek belge sayısına dayandırın: bir sipariş birden çok pakete bölünüyor ya da ayrı ayrı faturalanıyorsa belge adedi sipariş adedinden fazladır.

Gelen belgeler de kontör düşer

Pazaryeri satıcısında en çok gözden kaçan kalem budur. Kontör belge trafiğinin ölçüsüdür ve trafik iki yönlüdür: gönderdiğiniz her belge gibi size gelen her belge de kontör düşer. e-Fatura mükellefiyseniz, e-Fatura mükellefi olan firmaların size kestiği faturalar elektronik gelir. Pazaryerinin komisyon ve hizmet faturaları, kargo firmalarının faturaları, ambalaj, reklam ve tedarik faturaları bunun tipik örnekleridir.

Kesim sıklığı pazaryerine ve kargo firmasına göre değişir. Tahmin yürütmek yerine gelen kutunuzdan geçen ayı sayın; pazaryeri satıcısında bu rakam, yalnız birkaç tedarikçiden fatura alan bir işletmeye göre çoğunlukla çok daha yüksektir.

İade ve iptal ek belge üretir

İade faturası, satış faturasından bağımsız ayrı bir belgedir ve gönderildiğinde ayrı kontör düşer. İade oranı yüksek ürün gruplarında bu kalem hesabı belirgin biçimde büyütür. Yanlış kesilmiş bir faturanın düzeltilmesi de çoğu zaman yeni bir belge anlamına gelir.

Hangi belgenin düzenleneceği iadenin türüne ve yürürlükteki GİB düzenlemelerine bağlıdır; mali müşavirinizle netleştirin. Gönderilmiş bir belgenin sonradan iptal edilmesinin kontöre etkisini kontör neden hızlı tükeniyor? yazısında ayrıntılı anlattık.

En pahalı hata: mükerrer gönderim

İki belge de gerçekten gönderildiği için iki kontör ve iki fatura numarası harcanır; alıcıya da mükerrer fatura gider. Ayrım şudur: aynı belgenin sisteme iki kaynaktan okunması kontör düşürmez, çünkü MultiPortal'da her kullanım belgenin ETTN'sine (her e-belgeye verilen tekil kimlik numarası) kaydedilir ve aynı ETTN için ikinci düşüm yapılmaz. Ama aynı siparişin iki kez gönderilmesi iki kontör yakar.

Önlemek için faturalaşmadan tek kanalı sorumlu tutun ve geçişin ilk günlerinde günlük gönderim sayısını sipariş sayısıyla karşılaştırın. Olmuşsa mükerrer e-Fatura kesildi, nasıl düzeltilir? yazısındaki adımları izleyin.

Sezonluk dalgalanma ve paket seçimi

Kampanya dönemlerinde günlük sipariş, ay ortalamasının birkaç katına çıkabilir. Paketi ortalamaya göre seçip kampanya haftasında bitirmek, pazaryeri satıcılarının en sık yaşadığı sıkıntıdır. Kontör bitince yalnız belge kesme durur; arşivinize ve fatura listelerinize erişiminiz sürer (ayrıntı burada). Ama kampanya gününde fatura kesememek başlı başına sorundur, yoğun dönemden önce bakiyenize bakın.

Kampanyadan önce üç şeye bakın:

• Bakiye, kampanya haftasında beklediğiniz belge sayısını karşılıyor mu?
• Eski ya da deneme amaçlı açılmış, faturalaşmayı tetikleyen bir bağlantı açık kalmış mı?
• Bekleyen taslaklar gözden geçirildi mi? Taslak kontör harcamaz, ama göndermeden önce hatalı olanları ayıklamak kontörü ve düzeltme işini korur.

Esneklik de var: kontör bakiyesi tek havuzda birikir ve yeni paket bu havuza eklenir; en erken süresi dolan kontör önce harcanır. Paketler 12 ay geçerlidir. Paketin 12 ayı dolduğunda kullanılmayan kontör kullanılamaz. Taahhüt, cayma bedeli, erken fesih ücreti ve otomatik yenileme yoktur. Yani paketi yıllık ortalamaya makul bir sezon payı ekleyerek alıp gerekirse üzerine eklemek mümkündür.

Pratik hesap

Yıllık kontör = (aylık sipariş × 12) + (aylık gelen belge × 12) + yıllık iade belgesi + sezonluk pay

Rakamları tahminle değil kayıttan alın:

1. Sipariş: pazaryeri panelinizden son 12 ayın aylık sipariş adedini ve en yoğun ayı not edin.
2. İade: iade edilen sipariş sayısını toplam siparişe bölün; ürün gruplarına göre oran çok değişiyorsa ağırlıklı ortalama alın.
3. Gelen belge: gelen kutunuzda geçen ayın belgelerini sayın; komisyon, kargo ve alış faturalarını ayrı ayrı yazın.
4. Sezon payı: en yoğun ayınızın ortalamanın ne kadar üstünde kaldığına bakın ve payı buna göre belirleyin.

Örnek bir hesap şöyle görünür:

Bu rakamlar hesabı göstermek için seçilmiş varsayımlardır, sektör ortalaması değildir; iade oranınızı, gelen belge sayınızı ve sezon payınızı kendi verinizle değiştirin. Çıkan sayıyı paket listesiyle karşılaştırın. Belge başına maliyeti de görmek isterseniz kontör birim fiyatı nasıl hesaplanır? yazısına bakın.

Başka sağlayıcıdan geçiyorsanız

Eski entegratörden gelen belgeler ücretsiz aktarılır ve aktarım kontör harcamaz; koşullar geçiş kampanyası sayfasında. Geçişte asıl dikkat edeceğiniz konu, yukarıda anlattığımız mükerrer gönderimdir: yeni bağlantıyı açtığınız gün eskisinin kapandığını teyit edin.

MultiPortal'da nasıl?

Pazaryeri siparişlerini faturaya çeviren araç ne olursa olsun, kontör portalda yalnız gönderim anında ve belgenin ETTN'sine bağlı olarak düşer; taslak kontör harcamaz. Kontör hareket dökümünde her hareket satır satır görünür: tip, miktar, belge tipi, tarih, ETTN, yön, fatura numarası ve ödeme kanalı. Böylece kontörün nereye gittiğini belge bazında yanıtlarsınız.

Geçmiş sipariş adedinizi söylerseniz hesabı birlikte yapabiliriz.

Sıkça sorulan sorular